SharePoint - das Potential liegt oft brach

Teamarbeitsbereiche bereitstellen

Projektteams arbeiten heute überwiegend standort- und organisationsübergreifend. Um eine effiziente Zusammenarbeit in solchen Teams zu ermöglichen, ist es Aufgabe der IT, die erforderlichen Rahmenbedingungen zu schaffen: Einen zentralen, standortunabhängig erreichbaren Projektarbeitsplatz, der Funktionen für ein modernes Dokumenten-Management ebenso liefert wie für die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Ein Beispiel aus dem Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) zeigt den zukünftigen SharePoint-Arbeitsplatz. Früher wurden im Unternehmen die Entwicklungsprojekte über das File-Laufwerk bearbeitet. Das führte zu den typischen Problemen wie nicht standardisierte Strukturen sowie falsche Berechtigungen und fehlende Versionierungen. Umständlich war das Ganze auch: Nach der Initiierungsphase - dem Vertragsabschluss mit dem Kunden - wurden alle Projektdaten auf DVD gebrannt und dem Team der Realisierungsphase übergeben. Dieses legte dann einen neuen Ordner auf dem File-Laufwerk an, übertrug dahin die DVD-Daten und alles begann wieder von vorne.

Heute nutzt das Unternehmen für F&E-Projekte Teamarbeitsbereiche in SharePoint. Dies sind die Gründe:

• Deutlich weniger Administrationsaufwände;

• schnelle Anlage von Arbeitsbereichen, durch jeden Mitarbeiter im Projekt möglich;

• selbsterklärende Strukturen in einem ansprechenden Design;

• einheitliche Standards für das Dokumenten-, Aufgaben-, Issue- und Risiko-Management als Teil der Arbeitsbereiche (inklusive Versionierung);

• Arbeitsbereiche sind projektspezifisch erweiterbar und hochgradig skalierbar bei großen Datenmengen (zum Beispiel Engineering-Daten aus dem PDM);

• Abruf und Erstellung von Inhalten auch offline beziehungsweise ohne Netzzugang