Sichere und rechtskonforme Business-Mails

Content Filtering untersucht den Mailinhalt

Das Content Filtering der DLP-Tools analysiert den E-Mail-Text und die Anhänge. Bewertet werden dabei nicht nur Schlüsselwörter (Keyword-Matching) und Dateitypen des Anhangs, sondern etwa auch die E-Mail-Adreese des Empfängers und die Sendezeit. Alle Parameter tragen zu einem Gesamtwert bei, der die Wahrscheinlichkeit eines Verstoßes angibt.

Beim Keyword-Matching werden die übermittelten Daten nach bestimmten Schüsselworten wie etwa „Quartalszahlen“ oder „Monatsabschluss“ durchsucht. Dafür sind aber umfassende Konfigurationen nötig. Eine einfache Liste an Schlüsselworten führt selten zum erwünschten Ergebnis. Erst die Kombination mehrere Wörter ergibt den kritischen Kontext.

Eine weitere Technik, den Datenabfluss zu unterbinden, ist das Fingerprinting. Hierbei werden eindeutige Merkmale der Daten, ähnlich einem Fingerabdruck, ermittelt. Selbst wenn die Daten dann kopiert oder in einen anderen Zusammenhang gestellt werden, bleibt der Fingerabdruck erhalten, und die Daten sind nach wie vor eindeutig zuordenbar. Um auch jene Fälle zu erkennen, in denen der Text in einen anderen Zusammenhang kopiert oder in einen anderen Text eingeflochten wird, gilt der Fingerprint nicht für den kompletten Text. Das Fingerprinting operiert vielmehr auf Textblöcken und Passagen, sodass auch deren Versand in E-Mails erkannt wird.

Zu den ambitioniertesten Techniken der Textanalyse zählen linguistische Analysen. In der einfachsten Version erkennt das DLP-System dabei die Grundform der Wörter und führt etwa Verben auf den Infinitiv zurück.