Phase 6 - Leistungsübergang: Diese Phase beginnt im Wesentlichen mit der endgültigen Realisierung der bereits im Vorfeld geplanten Management- und Governance-Organisation. Basierend auf einem dem Vertrag zugrunde liegenden Projektplan wird der Übergang der Leistungen aus der Verantwortung der internen IT-Organisation in die Verantwortung des Dienstleisters final geplant und durchgeführt. Hierbei handelt es sich um ein strategisches IT-Projekt, und deshalb wird dieser Leistungsübergang auch als Projekt, mit allen notwendigen Ressourcen wie Projekt Management Office, Projekt Manager und Projekt Administration, geplant und durchgeführt.

Phase 7 - Betriebsphase: Nach erfolgreichem Leistungsübergang beginnt nunmehr die längste Phase des gesamten Sourcing-Projekts, der laufende Betrieb. Hier wird in einem abgestuften Modell die tägliche Leistungserbringung überwacht, korregierende und weiterführende Maßnahmen anhand des Vertrages geplant und durchgeführt, Vertragsänderungen und -erweiterungen definiert, verhandelt und verabschiedet sowie in Problemfällen eine definierte Eskalationskette genutzt. Unterschiedliche Hierarchiestufen werden in dieser Phase unterschiedliche Rollen und Verantwortungen übernehmen um den Erfolg der Vertragsbeziehung zu garantieren. Eine kontinuierliche Überprüfung der Zufriedenheit der Endkunden sowie eine Analyse der sich verändernden Leistungsanforderungen ist ebenfalls notwendig und Aufgabe der bereits erwähnten Service-Manager.

Je nach unterzeichnetem Vertrag wird in dieser Phase auch über eine mögliche Preisanpassung der Leistungen verhandelt.

Phase 8 - Vertragserweiterung, -ergänzung oder Vertragsende: Bereits vor dem Erreichen der vertraglich definierten Laufzeit beginnt der Kunde, sich ein klares Bild über den Fortbestand oder eventuell notwendige Veränderungen oder Ergänzungen sowie eine mögliche Beendigung des Vertrages zu machen. Die während der Betriebsphase bereits etablierte Einbeziehung der Endkunden, also der Geschäftseinheiten, ermöglicht ein klares Bild über die zukünftige Strategie. Grundlegendes Ziel dieser Phase sollte es sein, die nach extern vergebenen Dienstleistungen eventuell den veränderten Anforderungen anzupassen, soweit dies nicht bereits aufgrund der Vertragsverhältnisse im laufenden Betrieb möglich war, und die Vertragslaufzeit zu verlängern. Abhängig vom unterzeichneten Vertrag wird in dieser Phase über ein den Marktgegebenheiten angepasstes Preismodell verhandelt. In Abhängigkeit der grundlegenden Entscheidungen wird nach dieser Phase entweder die Betriebsphase lediglich verlängert oder es ist notwendig, erneut in frühere Phase des beschriebenen Lebenszyklus einzusteigen.

"Stairway to Heaven"

Wie der Title dieser Kolumne bereits beschreibt, ist das Geheimnis für ein erfolgreiches Sourcing-Projekt eine Abfolge von unterschiedlichen Schritten und Aufgaben, die stark von einander abhängen und nur in ihrer Gesamtheit die Chancen des Erfolges drastisch erhöhen. Zu viele Unternehmen sind in der Vergangenheit beispielsweise mit irrealen Erwartungen in Sourcing-Verhältnisse eingestiegen, was zur Folge hatte, dass der Frustrationslevel in solchen Vertragsverhältnissen stetig stieg. Unternehmen, die einem stringenten Prozessmodell folgen, haben mit dem Thema Outsourcing eine reelle Chance, den an sie gestellten Anforderungen durch die Geschäftseinheiten gerecht zu werden. Dies bedarf jedoch einer sorgfältigen und realistischen Planung, nicht zuletzt aufgrund der Komplexität, der fundamentalen Änderungen, die notwendig sind, und der neuen Anforderungen an die IT-Abteilungen.