Tue Gutes und rede darüber

Klare Absprachen nötig

Zunächst versuchten die Informatiker und Programmierer, ihre Ausdrucksweise zu ändern. „Wir mussten uns von der DV-orientierten Sprache wegbewegen – das verstehen viele Kollegen einfach nicht“, hat Hilgenberg festgestellt. Anschließend wurden die Fachabteilungen über die neue Strategie informiert – verbunden mit dem Versuch, „die mit ins Boot zu bekommen“.

Dabei hilft ein veränderter Ablaufplan für das Projekt- Management. Während vor der Marketing-Ära Kollegen mit der schlichten Forderung „Macht uns mal eine Inventur- liste“ an die IT-Mitarbeiter herantraten, verlangt Hilgen- berg jetzt klare Ansagen. Im Projektauftrag, den die Fach- abteilung nun gemeinsam mit der IT formuliert, werden die Ziele klar definiert, operative Probleme berücksichtigt und auch Risikofaktoren genannt. So wissen beide Seiten, was genau erwartet wird. „Einfach war das nicht“, sagt Hilgenberg, „aber dadurch werden die Erwartungen in feste Bahnen gelenkt.“ Später müssen die Kunden der IT ein Pflichtenheft vorlegen, das klare Zeitziele vorschreibt. Auch das erspare dem IT-Team viele mühsame Diskussionen über Schuldfragen.

Motto: sehen, staunen, kaufen

Zusätzlich entlastet diese Art der Projektplanung den IT-Etat bei Sinn Leffers stark. „Die Kosten für die Projektplanung waren wegen der sehr uneffizienten Konzeption vorher fast doppelt so hoch“, stellt Hilgenberg fest. Besprechungen mussten immer wieder geführt werden, während heute beide Seiten besser vorbereitet in die Abstimmungsrunden kommen. Die intensive Kommunikation hat bei dem Unternehmen mit seinen 4500 Mitarbeitern dazu geführt, dass die IT „nicht mehr als Verhinderer, sondern eben als Enabler wahrgenommen wird.“ Ohnehin sei das persönliche Gespräch das beste Instrument in Sachen IT-Marketing, sagt Hilgenberg. Als sehr effektiv hat sich die Erstellung eines „FAQ“-Katalogs für die häufigsten Anwenderprobleme erwiesen. So können die Mitarbeiter einfache Handling-Probleme selbst beheben.

Aber auch klassische Marketing-Methoden werden bei Sinn Leffers angewandt. Kontinuierliche Informationen per Intranet und Mitarbeiterzeitschrift sind mittlerweile Standard. Zusätzlich wurde vor kurzem eine Projektzeitschrift fertig gestellt, die alle über die Leistungen der IT-Abteilungen informiert. „Sehen, staunen, kaufen“ sei hier das Motto, so Hilgenberg. Ein Service-Level-Agreement (SLA), in dem Leistungen und Kosten der IT exakt festgeschrieben sind, existiert noch nicht, ist aber in Vorbereitung. Damit würde die IT dann vollends als effizienzorientierter Dienstleister wahrgenommen.