In der Münchner Zentrale der Max Planck Gesellschaft (MPG) herrscht eine Atmosphäre wie sonst nur in alten Bibliotheken: Ruhe und Konzentration prägen den modernen Bürokomplex nahe des Hofgartens, in dem die Fäden der rund 80 MPG-Forschungseinrichtungen zusammenlaufen. Zwar führen alle Wege nach Rom, doch ist auch hier die Kapitale weit entfernt. Seit fünf Jahren arbeitet CIO Harald Suckfüll daran, den Spagat zwischen Zentralisierung und Autonomie zu schaffen. Privat läuft er die Marathon-Distanz, das passt ins Bild.

Jedes Institut sei sehr autonom geführt, beschreibt Suckfüll die dezentrale Struktur der MPG. Die Einrichtungen verfügen über eine eigene Verwaltung mit Finanzbuchhaltung, Personal, Einkauf und Bibliothek, eine eigene TK-Anlage mit eigener Amtsleitung und natürlich über eine eigene IT, die sich dank eines eigenen IT-Budgets um die Systeme und ihre wissenschaftlichen Anwendungen kümmert. Neben Suckfüll gibt es in der MPG noch weitere 80 IT-Leiter.

Deutlich wird die heterogene Situation am Beispiel Mail-Server: Einige Institute nutzen eine kommerzielle E-Mail-Lösung ihrer Wahl, einige den zentralen Server im MPG-Rechenzentrum in Göttingen, andere wiederum haben sich ihren Mail-Server aus Komponenten selbst gebaut. "Wir haben", sagt Suckfüll, "in den Instituten eine hohe Fertigungstiefe." Eine Zentralisierung der IT lässt sich hier nicht im Handstreich umsetzen. Geduld und sachliche Argumente zählen mehr als Hierarchiedenken und rigide Vorgaben.

Neben dem Tagesgeschäft der IT-Organisation - Unterstützung der Verwaltung in der Zentrale und den Instituten - versuchen Suckfüll und seine 35 Mitarbeiter, die IT-Verantwortlichen an der Peripherie zumindest bei einigen Themen mit standardisierten Lösungen zu unterstützen. Die Lockmittel sind Innovationen und eine frühzeitige Einbindung der Institute in die Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse.