Wie man Nachforderungen bei Verträgen richtig verhandelt

Welche Bereiche ein erfolgreiches Claims Management adressieren sollte

Ein erfolgreiches Claims Management erfordert die Berücksichtigung von vier unterschiedlichen Komponenten:

Die Claims-Strategie beinhaltet Erweiterung und Verbesserung des Vertragsmanagements des Unternehmens. Sie setzt über regelmäßige Überprüfungs- und Verbesserungsmechanismen den grundlegenden Rahmen für das Claims Management. Die Claims-Strategie erarbeitet und illustriert wesentliche Vorgehensweisen und Richtlinien zum Umgang mit Nachforderungen sowie zur Kommunikation mit dem Provider und stellt die Umsetzung über entsprechende Templates sicher.

Im Rahmen der Identifikation von Verpflichtungen werden zunächst die individuellen strategischen Zielsetzungen eines jeden Outsourcing-Vertrags herausgearbeitet, um zielgerichtet wesentliche vertragliche Verpflichtungen herauszufiltern und zu dokumentieren. Diese Komponente stellt die operative Grundlage für ein erfolgreiches Claims Management dar und sollte in seiner Komplexität nicht unterschätzt werden – viele Unternehmen scheitern bereits an der Dokumentation aller Vertragspflichten.

Die Identifikation und Entwicklung von Claims setzt auf den herausgearbeiteten wesentlichen Verpflichtungen auf und ermittelt und überprüft deren Nichteinhaltung. Darauf basierend werden Nachforderungen formuliert, die mittels vordefinierter und standardisierter Kriterien bewertet werden, um ihre weitere Handhabung zu priorisieren und festzulegen. Dies schließt eine einheitliche Dokumentation mit ein.

Die operative Abwicklung von Nachforderungen erstreckt sich im Gegensatz zu den zuvor geschilderten Komponenten nicht nur auf Claims seitens des eigenen Unternehmens, sondern berücksichtigt zusätzlich auch die Abstimmung von Vertragspartnern kommunizierter Claims. Sie umfasst Planung und Durchführung der Verhandlungen bis zur jeweils abschließenden Einigung der Vertragspartner.