Wie mobil muss Information sein?

Elektronische und Papierdokumente zusammenführen

Der Einstieg in eine mobile ECM-Anwendung geht aber auch einfacher. Ein dankbares und branchenübergreifendes Thema ist das Erfassen von Belegen für die Reisekostenabrechnung. Hier drängt sich eine Nutzung auf, weil viele Quittungen ohnehin elektronisch ausgestellt werden. "Ob Taxiabrechnung mit MyTaxi, Online-Flugticket der Lufthansa oder Hotelbuchung über HRS: immer mehr Services werden elektronisch - per Internet oder mobil - bezahlt", zählt Kampffmeyer auf. "Die abendliche Restaurantrechnung ist demnächst vielleicht der einzige Papierbeleg, den ich auf einer Geschäftsreise erhalte." All diese unterschiedlichen Informationen müssen zusammengeführt und an einem sicheren Ort im Unternehmen abgelegt werden.

Im Alltag siegt dabei gerne der Pragmatismus über die Compliance-Anforderungen. "Schon heute ist die Dropbox ja in vielen Unternehmen eine etablierte Schnittstelle, wenn es darum geht, Dokumente zwischen Windows- und Apple-Welt auszutauschen. Das handhaben vielen Entscheider auch mit Office-Dokumenten", schildert Trovarit-Chef Sontow eine gängige Praxis.

Um den Austausch über unsichere Plattformen nicht ausufern zu lassen, werden wirklich sicherheitsrelevante Informationen für die mobile Nutzung gesperrt. Der große Rest aber wird je nach Bedarf mit mehr oder weniger Sicherheitsaufwand so zur Verfügung gestellt, dass alle an den Geschäftsprozessen Beteiligten den für sie wichtigen Content möglichst jederzeit und überall nutzen können.

Diese Praxis ist nicht ohne Risiko, weil der Zugriff immer häufiger über Unternehmensgrenzen hinweg, aus unterschiedlichen Anwendungen und mit einer Vielzahl verschiedener Endgeräte erfolgt. Für den geregelten Zugang wäre eine Klassifizierung von Daten und Dokumenten im Rahmen eines intelligenten Informations-Managements erforderlich. Doch das ist nur in wenigen Unternehmen implementiert. (jha)