Wie mobil muss Information sein?

Neue Datenquellen einbinden

Trivial sind die Herausforderungen der mobilen Arbeitswelt an das Informationsmanagement keinesfalls, denn es gilt teilweise ganz neue Informationsquellen und Informationsformate in die Systeme zu integrieren: So werden beispielsweise Dokumente zunehmend fotografisch erfasst. Die dabei entstehenden Dateien unterscheiden sich oft erheblich von "klassisch" gescannten Dokumenten. Kampffmeyer verweist in diesem Zusammenhang auf die Unterschiede in der Auflösung sowie auf Verzerrungen, die dadurch entstehen, dass ein Kamera-Objektiv ein Dokument nicht so genau rechteckig erfassen kann wie ein herkömmlicher Flachbettscanner. "Es gibt allerdings bereits SmartphonesSmartphones und Kameras mit speziellen Dokumenten-Foto-Modi, die diese Unzulänglichkeiten ausgleichen", weiß Kampffmeyer. Wie erheblich die Abweichungen sind zeigt sich spätestens dann, wenn Anwender versuchen, ihre Dokumente mit einer OCR-Software in editierbaren Text umzuwandeln. Alles zu Smartphones auf CIO.de

Der zweite, noch gravierendere Unterschied bei der Erfassung besteht im Umgang mit den Metadaten, die beim Import der Dokumente in die ECM-Software mit übergeben werden müssen, um die Dokumente systematisch zu indizieren. Mobiles Content- oder Informations-Management benötigt daher spezielle Apps für Mobilgeräte. "Und was derzeit am Markt angeboten wird, unterstützt gerade das Indizieren nur eingeschränkt. Vielfach hat man nur die Wahl eines Zielordners", konstatiert Kampffmeyer. "Das liegt daran, dass die meisten verfügbaren Apps noch auf Consumer-Upload und Social-Media-Verwendung ausgelegt sind und nicht auf professionelle geschäftliche Anwendungen."

So bestehe dann beispielsweise die Gefahr, dass durch Fehlbedienung solcher zum Teil kostenlos verfügbaren Apps vertrauliche Daten automatisiert auf Social-Media- und Sharing-Plattformen wie GoogleGoogle, FacebookFacebook, SkyDrive, Dropbox oder Box landen, was mit den Compliance-Anforderungen für Unternehmen in Deutschland selten vereinbar ist. "Hier werden spezielle Authentifizierungs- und Sicherheitsmechanismen benötigt, um Digitalkameras, Handys und TabletsTablets zur Erfassung von Content für Unternehmensanwendungen verwenden zu können", betont Kampffmeyer. Alles zu Facebook auf CIO.de Alles zu Google auf CIO.de Alles zu Tablets auf CIO.de

Ähnlich sieht es beim mobilen Erstellen von Dokumenten durch den Anwender in Form von Skizzen, Sprachmemos, E-Mails oder Chat-Nachrichten aus. Es gilt es, zwischen privater und geschäftlicher Tätigkeit zu unterscheiden und die jeweils adäquate Plattform zu verwenden.