Mobiles ECM
Wie mobil muss Information sein?
Vorsicht mit Content aus dem Social Web!
Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der zunehmenden Nutzung sozialer MedienMedien für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und anderen Marktteilnehmern. Diese Systeme liegen häufig auf öffentlichen Plattformen und entziehen sich einer geordneten Dokumentation. Auch die dabei entstehenden Daten und Dokumente wollen und müssen immer mehr Unternehmen speichern und verwalten. Hier sollte die Nutzung reglementiert werden - zum Beispiel wenn Mitarbeiter unterwegs Informationen zu ihrem Standort oder aktuellen Tätigkeiten posten, sich an Diskussionsrunden zu Produkten des Arbeitgebers beteiligen oder während der Arbeitszeit im Social-Web surfen. Top-Firmen der Branche Medien
Foto: Project Consult
Zur Dokumentation solcher externer Seiten mit Unternehmensinhalten bedarf es geeigneter Software wie Web-Archivierung. Nicht zu unterschätzen sind die Probleme mit unterschiedlichen Formaten sowie die Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, systematischer Indizierung und des Digital Rights Managements (DRM). Die Dokumentation der Unternehmensaktivitäten, besonders im mobilen Bereich, ist daher häufig sehr aufwändig.
Zur manuellen Eingabe gesellt sich die automatisierte Erfassung von Content aus mobilen Quellen, die das Datenmaterial für Big-Data-Anwendungen liefert. Kampffmeyer sieht eine gigantische Menge neuer Informationen auf die Unternehmens-IT einstürmen, wenn künftig Sicherheitskameras, Rauchmelder, Thermostate, Maschinen, Stromzähler sowie viele andere statische und mobile Sensoren vernetzt werden.
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Einmal mehr hinken traditionelle ECM-Anbieter einem aktuelle Markttrend hinterher. Absehbar ist, dass sie ebenso langsam auf die Entwicklungen im Mobility-Markt reagieren, wie zuvor schon auf den Cloud-Trend, meint zumindest Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Project Consult. Ursache dafür seien Technologie und Architektur der ECM-Lösungen, die noch der Client-Server-Welt verhaftet sind. „Vieles, was an Apps angeboten wird, ist daher nur der Versuch, neue Interfaces für die traditionellen Lösungen anzubieten“, bemängelt der ECM-Experte. Als besonders problematisch stellt sich häufig die Größe von Dokumenten und deren Anzeige auf mobilen Endgeräten dar. Die Bereitstellungs-Performanz sei dürftig und das Blättern und Scrollen in TIFF- und PDF-Dokumenten unkomfortabel. Ein echter mobiler ECM-Einsatz nimmt aber auch die Anwender in die Pflicht: „Stellen Sie sich eine elektronische Akte in Form einer PDF-Datei mit 500 Seiten vor. Wenn die beim Abruf auf einen Schlag mit allen zugehörigen Dokumenten geöffnet werden, ist der mobile Client erst einmal lahmgelegt“, beschreibt Kampffmeyer häufige Probleme. Weitere Grenzen ergeben sich durch Leitungsbandbreite, Zwischenspeicher, Betriebssysteme und Displaygrößen der mobilen Clients. |
Neue Optionen in der Workflow-Gestaltung
Mit der Integration von mobilen Abläufen in die ECM-Systeme ergeben sich neue Möglichkeiten in der Gestaltung der Workflows. In dem klassischen Modell haben die Vertriebs- und Servicemitarbeiter vor Ort erhobene Daten in der Regel zunächst lokal auf ihren Notebook gespeichert haben, um sie später mit der zentralen Datenhaltung zu synchronisiert. Dieser zweistufige Prozess kann mit modernen mobilen Clients einstufig mit direktem Zugriff auf die zentralen Systeme gestaltet werden. "Es gibt sehr interessante branchenspezifische Entwicklungen für mobile Vertreter und Wartungstechniker, die bestimmte technische und wirtschaftliche Produktdaten vor Ort abrufen", berichtet Kampffmeyer. "Die Techniker ergänzen eigene Informationen, die dann möglichst gebündelt in einer Schadens-, Produkt- oder Kundenakte im Unternehmen systematisch erfasst werden."
Allerdings benötigt dieses Vorgehen Vorkehrungen, um die Sicherheit zu gewährleisten. Häufig werden zunächst nur Kopien der relevanten Daten in einer demilitarisierten Zone (DMZ) zwischen zwei Firewalls abgelegt. Werden die mobil zugänglichen Informationen korrumpiert, hält sich der Schaden in Grenzen.
Den missbräuchlichen Abruf von kundenbezogenen Daten verhindern die Anwender dieser Methode beispielsweise, indem sie in der DMZ nur Referenzcodes statt kompletter Kundendatensätze ablegen. Das Vorgehen ist aufwändig und daher aus Kostengründen vornehmlich großen Unternehmen vorbehalten bleiben. Zudem benötigen die Lösungsanbieter ein hohes Maß an Prozesswissen über die jeweilige Branche, um eine solche Zone zu implementieren und den Nutzern etwa im Außendienst dennoch Zeitersparnis in Aussicht zu stellen.