Wie Sie Präsentationen mit Powerpoint 2010 erstellen

Neu: Das Datei-Menü alias Backstage-Bereich

Im neuen Datei-Menü, das den bunten Office-Button von Office 2007 ersetzt und das von Microsoft auch als Backstage-Bereich bezeichnet wird, sind wie schon bei Word oder Excel die Funktionen für "Speichern" oder "Datei öffnen" zusammengefasst. Zudem finden Sie hier den Eintrag Informationen, der Details zur jeweiligen Powerpoint-Präsentation offenbart: wer hat die Datei angelegt, wie groß ist sie, wie viele Folien enthält sie und so weiter. In diesem Abschnitt können Sie auch den Zugriff auf die Präsentation steuern und Ihre Powerpointdatei vor unberechtigtem Zugriff schützen. Und sie von Powerpoint sogar komprimieren lassen. Gerade wenn Sie Ihre PPTs weitergeben oder via Internet bereit stellen wollen, werden Sie die Komprimierungsfunktionen für Bilder und Videos zu schätzen wissen.

Über "Zuletzt verwendet" haben Sie schnellen Zugriff auf Ihre jüngst bearbeiteten Powerpointdateien. Das Drucken-Menü ist Microsoft besonders gut gelungen, hier sind vorbildlich übersichtlich alle Optionen und Druckmöglichkeiten zusammengefasst, die der an Ihren PC angeschlossene Drucker für Powerpoint bereitstellt.

Hinweis für Benutzer von PPTs, die mit einer älteren Version von Powerpoint erstellt wurden: wenn Sie eine Präsentation in Powerpoint 2010 öffnen, die mit einer älteren Powerpointversion erstellt wurde, so steht Ihnen diese nur im Kompatibilitätsmodus zur Verfügung. Die neuen Features von Powerpoint 2010 lassen sich damit nicht nutzen. Im Backstagebereich weist Sie Powerpoint 2010 daraufhin, dass Sie im Kompatibilitätsmodus arbeiten.

Ein weiterer Eintrag unter Datei heißt "Freigeben". Hier entscheiden Sie, auf welche Art Sie Ihre Präsentation anderen Mitarbeitern oder Kunden zur Verfügung stellen. Sie können die fertige Präsentation als Mailanhang versenden, auf Ihrem Rechner abspeichern, auf den Online-Speicherplatz von Microsoft, der Skydrive heißt, ablegen oder auf einem Sharepointserver platzieren, um nur einige Beispiele zu nennen. Und sie können die Präsentation als Link in einer MailMail an andere Betrachter versenden. Alles zu Mail auf CIO.de

Für die Link- und die Skydrive-Variante ist ein Windows-Live-Account erforderlich. Falls Sie Ihre Präsentation auf Skydrive ablegen, kann man diese mit Powerpoint Web App zur Bearbeitung öffnen. Dabei handelt es sich um eine Browser-basierte Anwendung, die PPT wird also komplett im Browser angezeigt und bearbeitet. Powerpoint oder ein anderes Präsentationsprogramm müssen nicht auf dem Rechner installiert sein.

Falls Sie nur den Link an die Zielperson(en) versenden, so können diese Ihrer Präsentation ebenfalls im Browser folgen. Der große Unterschied zur Skydrive-Variante ist allerdings, dass nur Sie die PPT steuern können; die Empfänger des Links bleiben nur Zuschauer. Mit dieser Link-Variante können Sie eine Präsentation an Adressaten rund um den Globus versenden und diese zeitgleich an Ihrer Präsentation teilhaben lassen. Im Test der PC-WELT klappte das Versenden des Links zwar reibungslos, eine PPT mit ca. 29 MB konnte der Link-Empfänger aber nicht starten. Mit kleineren PPTs klappte die Präsentation via Internet dagegen einwandfrei.

Sie können in diesem Menü zudem eine PPT als PDF abspeichern und danach plattformunabhängig weitergeben. Das wichtige Optionen-Menü, mit dem Sie Powerpoint an Ihre Bedürfnisse anpassen können, hat Microsoft ebenfalls unter Datei untergebracht. Ein ganz besonders wichtiger Eintrag im Datei-Menü heißt Neu – um ihn geht es auf der nächsten Seite.