"Wir waren Erbsenzähler"

Offene Kommunikation mit allen

Wohlüberlegt setzte man generell auf eine freie und offene Kommunikation mit allen Beteiligten. "Alle handelnden Personen haben während des gesamten Prozesses engen Kontakt zueinander gehabt. Die Fachbereiche waren stets mit eingebunden“, sagt Altenbernd. "Das war kein hohles Verhältnis.“ Die Wünsche derjenigen, die später mit dem System arbeiten müssen, wurden berücksichtigt. Um diese zu überzeugen, sollten sie aufschreiben, was beim bisherigen System alles fehlt.

Alle beteiligten Zeitschriften- und Zeitungstitel waren bei der Erstellung des Pflichtenheftes dabei. Sie entsandten ihre Mitarbeiter "full time" in das Team. Zehn Mitarbeiter wurden insgesamt dafür ab- und freigestellt. "Kurze Wege, schnelle Entscheidungen" lautete ein Leitsatz, auf dessen Einhaltung Altenbernd und Greve konsequent geachtet haben. "Für uns wurde extra ein eigener Flur freigeräumt", sagt Greve. Personell angebunden war das Projekt beim Vorstand Zeitungen der Axel Springer AG. Wöchentlich gab es Treffen mit den Vertriebsverantwortlichen, jeden Morgen Status-Meetings im Projekt.

Die dennoch relativ lange Projektdauer von mehr als zwei Jahren war der Komplexität geschuldet. Die Umsetzung erfolgte deswegen immer in mehreren Schritten. Von April bis September 2006 wurde das Pflichtenheft für den Sonntagsmarkt erstellt. Jede Programmieranforderung wurde von Arvato und Springer gegengelesen, "bis volles Einverständnis erreicht" war. Daran schlossen sich bis Herbst 2007 die Phasen Realisierung und Produktionsvorbereitung an. Im Oktober wurde das System live geschaltet. Überlappend startete im Januar 2007 die Realisierung für die Berliner Morgenpost und die Welt-Gruppe. Im Februar 2008 war hier der Starttermin. Der letzte Zeitungsbereich, der umgestellt wurde, war der Hamburger Markt im Juni 2008.

Pflichtenheft kaum verändert

Die gründliche Vorbereitung machte sich bezahlt: "Nach der Erstellung des Pflichtenheftes gab es bis zur Inbetriebnahme des Systems keine wesentlichen Änderungen", freut sich Greve. Allerding waren Veränderungswünsche während des Projekts auch von vornherein nicht gern gesehen.

Begleitend zur neuen Abo-Verwaltung führte Springer SAPSAP BI zur Steuerung des Vertriebs ein. Es ermöglicht eine genaue Marktanalyse auf Basis von Standard-Reports. Seitdem gibt es täglich für alle Titel Übersichten über Zu- und Abgänge, Reklamationen, die Haltbarkeit von Abos, Kontakten zu Geschäftspartnern. Wenn Verzögerungen in der Druckerei dazu führen, dass die Zeitungen verspätet bei den Zustellern eintreffen, ist schnelles Informieren und Reagieren wichtig. Alles zu SAP auf CIO.de