Analysten-Kolumne
Lizenz-Management: Vernachlässigtes Stiefkind in Unternehmen
Im Bereich der IT-Ausgaben deutscher Unternehmen fallen die regelmäßigen Lizenzkosten besonders ins Gewicht: Häufig liegen die Aufwände bei mehr als 75 Prozent der laufenden IT-Ausgaben - die einmaligen Investitionskosten noch nicht einmal berücksichtigt. Ein Kernbereich der mit Software-Lizenzen verknüpften Verantwortung bleibt jedoch meist auf der Strecke: das Lizenz-Management.
Eigentlich müssten Unternehmen das Asset "Lizenzen" sorgsam steuern und sie wissen das auch - theoretisch. Aber das Gegenteil ist der Fall. Oft herrscht unstrukturiertes Chaos und weitgehende Unklarheit über Pflichten und Optimierungsmöglichkeiten. Ein Großteil der Unternehmen kennt nicht einmal die exakten Bestände seiner Software-Lizenzen, während Hardware und Mobiliar dagegen genau inventarisiert und verwaltet werden. Da die Kenntnisse über die exakten Bestände fehlen, kann auch kein zeitnaher Nachweis erfolgen. Ein Audit in dieser Situation kann neben den rechtlichen Konsequenzen verheerende wirtschaftliche Folgen haben. Darunter fallen unter anderem Verlust der rabattierten Einkaufspreise oder auch die Kosten der Nachlizenzierung zu sehr viel höheren "Strafpreisen".
Die rechtlichen Grundlagen für das Erfordernis eines Lizenz-Managements gibt das Urheberrecht vor. Das Gesellschaftsrecht, beispielsweise das GmbH-Gesetz oder Aktiengesetz, und etliche andere Bereiche, etwa das Kreditwesengesetz für das Bankenwesen, enthalten darüber hinaus weitere Spezialregelungen.
Software-Lizenzen sind beschränkte Nutzungsrechte. Anders als bei Kauf von Hardware oder Mobiliar wird durch den Erwerb einer Lizenz praktisch nie das Eigentum an der Software erworben. Der Lizenznehmer erwirbt lediglich eine sehr enge, begrenzte Nutzungsmöglichkeit einer Software. Jede weitere, neue Nutzungsform bedeutet die Notwendigkeit neuer Lizenzen. Eine Tatsache, die zum Beispiel bei der Ausgründung einzelner Geschäftsbereiche zu einem lizenzrechtlichen Debakel führen kann. Bei einem Verstoß haften die verantwortlichen Personen im extremen Fall bis ins Privatvermögen hinein. Während Vorstände und Geschäftsführer sich gegen diesen Haftungsfall in der Regel absichern, sieht das in den Hierarchiestufen darunter häufig anders aus.