Ein dezentrales Unternehmen, in dem Mitarbeiter mehrerer Töchter in wechselnden Konstellationen zusammenarbeiten: Zugangsberechtigungen zu den Systemen zu verwalten wird da schnell unübersichtlich. Dieser Situation stand Thomas Thürck gegenüber, Divisional Information Officer (DIO) von Bilfinger Berger Facility Services (BBFS). Papierbasierte Anträge für Zugriffsrechte stellte er auf ein elektronisches System um. Seit zwei Jahren hilft ihm eine Software, Berechtigungen externer und interner Mitarbeiter zu prüfen.

BBFS gehört zum international tätigen Engineering- und Dienstleistungskonzern Bilfinger Berger. Mit fünf Tochtergesellschaften erbringt BBFS Leistungen rund um Immobilien, vom Hochbau über Gebäudetechnik bis zur Abwasserbehandlung. 15.000 Mitarbeiter sind bei BBFS tätig, für 6000 von ihnen betreut die IT-Abteilung von Thomas Thürck einen PC-Arbeitsplatz oder ein mobiles Gerät, 500 sitzen vor Kundenrechnern und greifen von dort auf die zentralen Systeme zu.

Die Struktur von BBFS ist wie die des ganzen Bilfinger-Konzerns dezentral. Abgesehen von der gemeinsamen IT-Governance haben die fünf Töchter jeweils eine eigene IT. Bei der auf Facility-Management spezialisierten HSG Zander zum Beispiel, bei der Thürck zugleich IT-Leiter ist, gibt es regional unterschiedliche Systeme etwa für Gebäudetechnik. "Alle haben eigene Benutzerverwaltungen, das macht ein übergreifendes Benutzer-Management sehr komplex", sagt Thürck.

Anspruchsvoll macht die Benutzerverwaltung zudem, dass Mitarbeiter verschiedener Tochtergesellschaften an gemeinsamen Projekten arbeiten. Oft sind zusätzlich externe Berater mit im Boot und erhalten Zugriff auf das ERP-System der BBFS-Partner. "Irgendwann endet das Projekt, ohne dass die IT automatisch mitkriegt, dass die Externen nicht mehr an Bord sind", sagt Thürck. Die Folge: Womöglich haben Mitarbeiter oder externe Beteiligte über längere Zeit Zugang zu Systemen, den sie nicht mehr haben sollten. Diesem Risiko kommt "Daccord" zuvor: Vollautomatisch werden über die Software verantwortliche Mitarbeiter informiert.