B2B-Kommunikation
Der E-Mail-Knigge
Der Versand von Nur-Text- anstelle von HTML-Nachrichten kann für die Kommunikationspartner sogar geldwerte Vorteile haben. Dressel verweist auf den höheren Bedarf an Speicherplatz von HTML-E-Mails. Der könne sich beim Nachrichten-Aufkommen in größeren Unternehmen schnell zum Kostentreiber entwickeln.
Text statt grafischem Aufputz
Manche Unternehmen hätten dort Vorkehrungen getroffen und erlaubten ihren Mitarbeitern die Darstellung der Nachrichten nur im Textformat. Aufwändig grafisch gestaltete Mitteilungen kämen dort nur als "Krüppel" an, gibt Martina Dressel zu bedenken.
Wer in einer E-Mail die vorangegangene Korrespondenz zitiert, sollte sich dabei auf das Wesentliche beschränken. Nichts hält Jürgen Plate vom Prinzip "TOFU" - Text oben, Full Quote unten. Zitiert werden sollte so wenig wie möglich. Hauptsache, der Empfänger versteht, worauf sich der Verfasser in seinen Ausführungen bezieht. Umgekehrt bedeutet das, dass der Schreiber alles andere, worauf er in seiner Antwort nicht eingeht, löschen sollte.
Vorsicht beim Datei-Anhang
Wer anderen im Anhang Dokumente schickt, sollte sich gut überlegen, welches Format er wählt. Aus Sicht von Jürgen Plate ist es eine "Unsitte, Formate wie Word, Powerpoint oder Excel als weltweit gültige Form des Datenaustauschs zu betrachten". Wer nur Text versenden wolle, könne diesen auch direkt in die E-Mail hineinkopieren. Bei den genannten Dokument-Typen bestehe zudem oft die Gefahr, dass der Empfänger etwas sehe, was er gar nicht zu Gesicht bekommen soll. So lassen sich etwa bei Word-Dokumenten über die Änderungsverfolgung frühere Versionen der Datei aufrufen.
Sicherer fahre, wer solche Dokumente vor dem Versenden in PDF-Dateien umwandle. "Dann kriegt der Empfänger wirklich nur, was er auch sehen soll", versichert Plate. Entsprechende kostenlose Software gebe es inzwischen zuhauf.
- Zu schnelle Reaktion
Unterbricht man für schnelle Antworten ständig andere Dinge, riskiert man Fehler und schadet der eigenen Produktivität. Anderen vermittelt das auch den Eindruck, dass man per E-Mail immer verfügbar ist. So erhält man noch mehr Nachrichten. - CC- und Dokumentationswahn
Wer diesem Wahn verfallen ist, bezieht viel zu viele Personen in Themen ein, um sich selbst vor zukünftigen Anschuldigungen zu schützen. - Zur Schau stellen
Eine E-Mail-Sünde ist es auch, sich in E-Mails für Erreichtes zu brüsten, zu dem man tatsächlich nicht viel beigetragen hat. - Vermeidungsmails versenden
Sich vor dem direkten Feedback von anderen zu drücken und ihnen eine schwierige Anfrage per E-Mail zu schicken, ist Zeitverschwendung. Der Kollege wird sowieso nicht ohne Weiteres zustimmen. - Zu viel Zusammenarbeit
Man sollte Kollegen E-Mails nicht "für den Fall" weiterleiten. Das verstopft ihren Posteingang unnötig, verschwendet Zeit und kostet das Unternehmen Geld. - Unterhaltungen per E-Mail
E-Mails sind kein geeigneter Kommunikationskanal für Unterhaltungen. Besonders nicht zum Austragen von Konflikten.
Was die Bearbeitung von E-Mails neben allen anderen Tätigkeiten im Büro angeht, raten Dressel und Plate zur Besonnenheit. "Eine E-Mail ist schließlich kein Chat", meint Plate. Auch Dressel betont, dass es sich beim E-Mail-Verkehr um eine Art der asynchronen Kommunikation handle.
Für sinnvoll halten es beide, neue Nachrichten zwei- bis dreimal innerhalb eines Arbeitstages blockweise abzuarbeiten. Immer sofort zu antworten, sei im Sinne eines gesunden Zeit-Managements nicht ratsam, meint Martina Dressel. Im Laufe eines Werktages könne der Absender allerdings mit einer Antwort rechnen. Ließe sich seine Anfrage so schnell nicht bearbeiten, solle man ihm eine Zwischennachricht schicken, in der auch ein Zeitrahmen für die Bearbeitung genannt wird. Die alle paar Minuten am Bildschirm aufblinkende Benachrichtigung über neue E-MailsE-Mails sollte man indes am besten abschalten, sagt Jürgen Plate. Alles zu Mail auf CIO.de