Der IT-Rollenzuschnitt in Projekten

Das Anforderungsmanagement

Auf diese Weise erfüllt die IT nicht nur eine integrative, sondern auch eine inhaltliche Funktion und erhält dadurch Umsetzungsverantwortung. Um das Anforderungsmanagement effektiv durchführen zu können, müssen alle Beteiligten den definierten Prozessen und Priorisierungskriterien zustimmen. Das ist eine wichtige Voraussetzung, denn oft bringen Fachbereiche in Transformationsprogramme IT-Anforderungen ein, die nicht ursächlich dem Programm zugerechnet werden können. IT-Wünsche im Sinne von "Was wir immer schon mal haben wollten" muss der Anforderungs-Managementprozess klar herausfiltern.

Dabei hilft es, einen zweistufigen Anforderungsmanagementprozess zu etablieren. In der ersten Stufe werden regulatorische Vorgaben, Day-1-Erfordernisse (Herstellung der operativen Handlungsfähigkeit) und Anforderungen mit besonders guten Business Cases priorisiert. In der zweiten Phase werden dann weitere Anforderungen betrachtet, um verschiedene Synergien zu realisieren. Damit Aufnahme, Bewertung und Überprüfung der Machbarkeit erfolgreich ablaufen, müssen jedoch im Rahmen dieses zweistufigen Prozesses folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Klare Rollendefinition an den Schnittstellen zwischen den fachlichen Arbeitsgruppen und der IT. Insbesondere sollte die Demand-Rolle innerhalb der fachlichen Arbeitsgruppen klar definiert sein (s. Abbildung 2)

• Konsequente Berücksichtigung der zeitlichen und kapazitativen Restriktionen in der Ausplanung der Anforderungen

• Frühzeitige und eingehende Qualitätssicherung der Anforderungen. Dies reduziert das Risiko unklarer Projektaufträge und -abgrenzungen. Die Qualitätssicherung der Anforderungen umfasst dabei auch eine genaue Ressourcenplanung. Denn oft unterschätzen Unternehmen den tatsächlichen Bedarf an Fachbereichsressourcen in IT-Vorhaben. Dabei sollten externe IT-Fachkräfte genau eingeplant und ihre Verfügbarkeit geprüft werden.

• Standardisierung von Input und Ergebnissen. Die Mindestanforderung hierfür ist der einheitliche Einsatz von Templates. Bei größeren Programmen ist zudem ein pragmatischer Tool-Einsatz Pflicht

• Die strikte Einhaltung der Termine im Anforderungsmanagementprozess (insbesondere Abgabefristen für Anforderungen) ist ein Schlüsselfaktor zur Stabilität der Ressourcen- und Budgetplanung des gesamten Programms