Die besten Reisekosten-Tools

Basierend auf dem Prinzip des “Employee Self Service” können Mitarbeiter sämtliche Daten selbst pflegen. Dadurch sollen administrative Kosten und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden können. Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können.

Zu den weiteren Besonderheiten der Lösung zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in externe Lohn- und Finanzbuchhaltungslösungen sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Praktisch: Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte beahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen.

Preise und Verfügbarkeit: Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das Tool weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat (maximal 100 User). Anders als bei den meisten SaaS-Angeboten üblich, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Startinvestition rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HRworks beginnen laut Anbieter bei rund 1.560 Euro.

Zep

Eine weitere On-Demand-Lösung, mit der KMUs ihre Reisekosten effizient verwalten können, ist "Zep". 2006 mit einem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet, bietet das System neben ProjektmanagementProjektmanagement und Zeiterfassung auch ein umfangreiches Modul für die Reisekostenabrechnung. Somit ist die Lösung vor allem für Firmen attraktiv, die projektorientiert arbeiten. Die Erfassung von Reisezeiten ist bei Zep vollständig im zentralem Projektmanagement-Modul integriert. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Bei jedem Projekt können Anwender abgestufte Einstellungen wählen. Verpflegungsmehraufwand, Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung automatisch abgerechnet. Ferner liefert das System detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die sich nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anpassen lassen.

Preise und Verfügbarkeit: Zep wird in zwei Versionen angeboten, die Reisekostenabrechnung ist nur in der Professional-Version verfügbar. Nach Herstellerangaben kostet sie ab 25 Euro netto pro Anwender und Monat. Wer das System aus Sicherheitsgründen lieber im eigenen Unternehmensnetzwerk betreiben will, wählt die On-Premise-Variante aus. Die Lizenz kostet in diesem Fall ab 1.070 Euro. Hinzu kommen jährliche Support- und Wartungsgebühren in Höhe von 214 Euro netto. Mit dem Online-Preisrechner lassen sich die Preise für beliebige Einsatzszenarien schnell ermitteln.