Die E-Mail wird Opfer ihres Erfolgs

E-Mail als Alert-Medium

Blogs, Communities, Wikis und Collaboration-Tools sollen die E-Mail ergänzen. Das Unternehmen fördert die Mitarbeiter auf, möglichst auf elektronische Post zu verzichten. Die weltweite IT-Abteilung unterhält etwa eine geschlossene Community. Will De Ruwe sämtliche Kollegen über Neuigkeiten informieren, schreibt er einen Blog-Eintrag. "Wer wissen will, was los ist, muss den Blog lesen. Daraus ergeben sich Diskussionen unter Kollegen, die über mehrere Zeitzonen verteilt arbeiten", beschreibt er die Nutzung. Einfach einzurichtende Alert-Funktionen stellen sicher, dass niemand relevante Informationen verpasst.

Die Lösung von Atos

Auch Atos baut auf Social-Media-Lösungen. Ziel des IT-Dienstleisters ist es, die Ineffizienzen in der Kommunikation zu beheben und die Lücke zwischen der strukturierten Datenverarbeitung (etwa in ERP-Systemen) und der unstrukturierten E-Mail-Kommunikation zu schließen. "Wenn Informationen in Anhängen und E-Mails unstrukturiert zwischen Mitarbeitern hin- und hergeschickt werden, dann mag das im kleinen Kreis noch einigermaßen funktionieren.

Ab einer bestimmten Größe ist das Daten- und Informationsaufkommen aber nicht mehr sinnvoll zu verarbeiten", sagt Gouverneur. Daher wurden der klassischen E-Mail Angebote wie Instant Messaging, Video, Präsenzanzeige, Blogs, Social Networks, CollaborationCollaboration auf SharePoint-Basis und das Workflow-Tool Lifelink zur Seite gestellt. Alles zu Collaboration auf CIO.de

Seitdem gilt eine einfache Regel innerhalb der Scientific Community, die künftig für das ganze Unternehmen verbindlich sein soll: Es dürfen keine Attachments via E-Mail mehr versendet werden. Stattdessen verschicken die Mitarbeiter nur noch den Link auf einen File-Server oder ein Dokumenten-Sharing-Tool, wo die Informationen zu finden sind.