Nachruf auf die die elektronische Post
Die E-Mail wird Opfer ihres Erfolgs
Joachim Hackmann ist Principal Consultant bei PAC – a teknowlogy Group company in München. Vorher war er viele Jahre lang als leitender Redakteur und Chefreporter bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Die Unarten der E-Mail-Nutzung
Der Manager ist Mitglied der internen und globalen "Scientific Community", die als eine Art Think Tank Zukunftsthemen diskutiert, analysiert und bewertet und dabei viel Paperware produziert. Weil die einzelnen Experten weltweit verteilt sind, kommunizieren sie untereinander hauptsächlich über elektronische MedienMedien. Top-Firmen der Branche Medien
"Wir sind ein heterogenes Team", beschreibt Gouverneur das Umfeld, "einige kennen noch die E-Mail-Netiquette, andere nicht." Aufgrund seiner Beobachtungen unterteilt er die falsche Nutzung der E-Mail-Kommunikation in zwei Kategorien:
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Fehler eins: Chatten über E-Mail. Einige Kollegen senden Anfragen und erwarten prompte Reaktion. Meldet sich das Gegen-über nicht umgehend, wird die nächste Anfrage mit der Bitte um Reaktion auf den Weg gebracht oder eine Erklärung dafür verlangt, warum der Angeschriebene schweigt.
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Fehler zwei: Zu viel Historie. Die zweite Unart sind E-Mails, die die gesamte Kommunikationshistorie enthalten. Das ist besonders für solche Empfänger ärgerlich und zeitaufwendig, die erst spät auf dem Verteiler landen. Sie müssen sich durch den gesamten zurückliegenden Informationsaustausch kämpfen, um möglicherweise abschließend festzustellen, dass sie der Inhalt gar nicht betrifft.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.