Nachruf auf die die elektronische Post
Die E-Mail wird Opfer ihres Erfolgs
Joachim Hackmann ist Principal Consultant bei PAC – a teknowlogy Group company in München. Vorher war er viele Jahre lang als leitender Redakteur und Chefreporter bei der COMPUTERWOCHE tätig.
Suchen ist besser als sortieren
Die Forscher von IBMs Almaden Research Center in San José, Kalifornien, haben sich die E-Mail-Bearbeitung von 345 Probanden genauer angeschaut. In dem Beobachtungszeitraum von durchschnittlich 64 Tagen haben die Teilnehmer insgesamt mehr als 85.000 elektronische Briefe bearbeitet. Dabei hat sich gezeigt, dass Nutzer, die sich komplexe Ablagestrukturen im E-Mail-Client eingerichtet haben, beim Wiederauffinden von Dokumenten besonders auf ihr Ordnungssystem vertrauen. "Dieses auf Vorarbeiten beruhende Suchverhalten ist ineffizient und verbessert keineswegs den Sucherfolg", schreiben die Forscher in ihrem Bericht.
Immerhin verbrauchen die ordnungsliebenden Nutzer rund zehn Prozent der Zeit, die sie mit ihrem E-Mail-Programm verbringen, für das Ablegen von E-Mails und Anlegen von Ordnern. Durchschnittlich richten sie alle fünf Tage ein neues virtuelles Ablagefach ein. Unterstützten die angelegten Ordnerstrukturen nicht die Art und Weise, wie die Nutzer später ihre Dokumente wiederfinden, sei die Vorarbeit umsonst.
Mehr Erfolg versprächen sowohl die einfache Suche mit Schlüsselbegriffen als auch das Sortieren nach Sender und Empfänger (Threading). "Suchen, Scrollen und Sortieren benötigen keine Vorarbeiten", begründen die Forscher ihre Schlussfolgerung. Allerdings sprechen die Forscher auch die Nutzer mit nur einer Inbox nicht frei von Ineffizienzen. Mit den überquellenden Postkörben wachse die Gefahr, wichtige Nachrichten zu übersehen.
Anbietern von E-Mail-Programmen empfehlen die Forscher, ihre Lösungen so zu verändern, dass es leichter fällt, durch die Nachrichten zu scrollen. Außerdem seien die Threading-Funktionen, also das Sortieren etwa nach Absender und Empfänger, oft verbesserungsbedürftig. Die Investitionen lohnen sich, denn trotz neuer Collaboration-Tools und Social Media ist die E-Mail nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmedium im Beruf. Die Leute benutzen ihre E-Mail-Box zur Aufgabenplanung und Archivierung sowie zur Terminorganisation und als Kontaktdatenbank. (Computerwoche)