Drucker-Management im Unternehmen

Dokumenten-Management bietet Problemlösungen

In vielen Unternehmen verschwenden Mitarbeiter tagtäglich wertvolle Arbeitszeit mit Überflüssigem wie dem Anfertigen von Kopien dem Ausdrucken von Dokumenten, die an Kollegen weitergeben werden. Zeitraubend ist auch, wenn der Mitarbeiter als Mitglied einer Arbeitsgruppe oder Organisationseinheit keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand hat und als Notbehelf auf E-Mails angewiesen ist. Nur allzu oft geht auch Zeit verloren beim Versuch, ein beschädigtes Original zu rekonstruieren, das zu nahe an einer Kaffeetasse lag. All das sind banale Beispiele aus einer breiten Palette der Zeitfresser, die durch ein Dokumenten-Management-Systems (DMS) verbannt werden.

Wer braucht DMS?

Die Vorteile eines DMS sind Legion. Für das Unternehmen entscheidend ist die schlichte Tatsache, dass ein intelligent eingesetztes und konfiguriertes Dokumenten-Management-System die Produktivität seiner Arbeitnehmer enorm steigern kann. Da DMS‘ in unterschiedlichsten Ausprägungen und Umfängen verfügbar sind, haben kleine, mittlere und große Unternehmen sowie Behörden genügend Lösungen zur Auswahl, um ihren individuellen Bedarf problemlos adressieren zu können.

Da "echte" DMS-Lösungen durch ihren infrastrukturell komplexen Aufbau anfänglich recht kostenintensiv sind, kommen Einzelanwender oder Personenunternehmen eher selten in ihren Genuss. Für diese Zielgruppen gibt es aber im Funktionsumfang eingeschränkte Lösungen ohne großen Infrastrukturbedarf, die zwar keine bis ins letzte Detail optimierte DMS-Funktionalität bieten, aber der regulären Datenhaltung im Betriebssystem immer noch deutlich überlegen sind.

Dokumenten-Management-Systeme können in den verschiedensten Bereichen eingesetzt werden und unterscheiden sich nicht nur im Funktionsumfang und der Leistungsfähigkeit, sondern auch in der fachlichen Spezialisierung. Nachfolgend exemplarisch einige typische DMS-Einsatzbereiche:

Unternehmen - Kaufmännische Dokumente

Der Großteil der in Unternehmen kursierenden Unterlagen betrifft kaufmännische Belange: Rechnungsbelege, Verträge, geschäftliche Vereinbarungen oder steuerrelevante Daten. Unternehmen müssen hier gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrung beachten. Das DMS muss daher eingebrachte Dokumente vollständig, indexiert und unverändert ablegen und eine revisionssichere Archivierung garantieren. Nur dann darf beispielsweise die Geschäftspost nach dem Einlesen vernichtet werden. Das gilt auch für originär elektronische Dokumente wie MS-Office- oder PDF-Dateien sowie kaufmännisch oder geschäftlich relevanten E-Mails und ihren Anhängen.