Dokumenten-Management
Drucker-Management im Unternehmen
Krankenhäuser
Die Nutzung eines DMS im medizinischen Bereich entspricht weitestgehend der in Behörden. In der Tat bietet medizinische Software für niedergelassene Ärzte und Krankhäuser bereits seit den 1990er Jahren vergleichsweise primitive Dokumenten-Management-Systeme. Diese Funktionen sind trotz stetiger Verbesserungen aber nicht mit einem ausgereiften DMS zu vergleichen. Der Vorteil einer elektronischen Patientenakte liegt vor allen in der Notfallmedizin auf der Hand. Niedergelassene Ärzte können beim Einsatz eines revisionssicheren DMS so auch der zehnjährigen Aktenaufbewahrungspflicht nach Aufgabe ihrer Praxis gelassen entgegen sehen.
Neben den beschriebenen Szenarien gibt es eine Vielzahl von Situationen, in denen sich ein DMS als wertvoll erweist. Dabei handelt es sich in der Regel um größere Organisationen wie beispielsweise Sportvereine oder Umweltorganisation: Ein angemessen potentes Dokumenten-Management-System ist fast immer sinnvoll.
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Was bedeutet eigentlich Dokumenten-Management? |
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Der Begriff Dokumentenmanagement beschreibt die datenbankgestützte Verwaltung der digitalen Versionen ursprünglich papiergebundener Doku-mente in elektronischen Systemen. Zur Beschreibung der Verwaltung von Papierdokumenten wird hierzulande unterscheidend der Ausdruck "Schriftgutverwaltung" benutzt. Gelegentlich wird zur besseren Unterscheidung anstelle von "Dokumenten-Management" auch der Begriff "Elektronisches Dokumenten-Management" oder seine Kurzform EDM benutzt. Die Abkürzung DMS kommt vom englischen Document Management System. Diese Art Software ist mit unterschiedlichsten Funktionsumfängen und für verschiedene Plattformen am Markt verfügbar, so dass Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung finden können. Dokumenten-Management-Systeme haben sich mittlerweile als integrale Hauptkomponente von ECM-Lösungen (Enterprise Content Management) etabliert und sind fester Bestandteil entsprechender Software. Das ECM-Konzept umfasst nach Definition des Branchenverbandes AIIM International (Association for Information and Image Management International) "...die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen." ECMs sollen unternehmerische Prozesse erleichtern und beschleunigen helfen. |
Dokumenten-Management im Detail
Beim Dokumenten-Management geht es um Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Um aber dieser groben Funktionsbeschreibung eines DMS zu genügen, bedarf es des koordinierten Zusammenspiels einer Vielzahl von Komponenten. Zu ihnen gehören globale Verwaltungsfunktionen wie dynamischen Ablagesystemen und Lebenszyklusverwaltungen für die Datenbestände. Andere Komponenten kümmern sich um den Datenimport, den alltäglichen Umgang mit den Datenbeständen und die revisionssichere Langzeitspeicherung. Zu Ihnen zählen unter anderem Komponenten wie Document Imaging (elektronische Datenerfassung von Dokumenten, beispielsweise durch Scannen), Workflow, Bürokommunikation, Groupware und elektronische Archivierung.
Ein DMS zeichnet sich generell durch visualisierte Ordnungsstrukturen aus, die eine einfache Bedienung erlauben. Allen Systemen ist zudem ein Berechtigungssystem eigen, das den Zugriff auf einzelne Dokumente oder komplette Strukturen und Geschäftsprozesse regelt. Diese Privilegierung soll eine missbräuchliche Verwendung der gespeicherten Datenbestände bestmöglich verhindern und den Zugang auf die für den jeweiligen Nutzer relevanten Informationen beschränken. Fehlt ein solches System, haben wie im Fall von T-Mobile auch Unberechtigte vollen Zugriff.
Als weitere Merkmale eines DMS sind das Aus- und Einchecken von Dokumenten, eine Versionierung selbiger für die Nachverfolgbarkeit von Änderungen und vor allem eine Metadatenverwaltung auf Datenbank-Basis, die ein Durchsuchen der Dokumente nach diversen Indices erlaubt, zu nennen.