Drucker-Management im Unternehmen

Für kaufmännische Zwecke eingesetzte DMS-Lösungen werden oft mit ERERP- (Enterprise Ressource Planning) oder CRMCRM -Systemen (Customer Relationship Management) kombiniert, um für das Unternehmen einen größtmöglichen Vorteil zu erzielen und Mitarbeitern die Arbeit weiter zu erleichtern. Alles zu CRM auf CIO.de

Unternehmen - Konzept- und Arbeitsgruppen

Ein DMS ist besonders für räumlich verteilt arbeitende Arbeitsgruppen, Außendienstler oder Heimarbeiter wertvoll. Sie können so problemlos auf am Unternehmensstandort gespeicherte Dokumente zugreifen, die in Papierform nicht zugänglich wären. Vor allem die Interaktion zwischen unterschiedlichen Standorten oder Niederlassungen kann so enorm verbessert oder überhaupt erst ermöglicht werden.

Unternehmen - Grafiken & Zeichnungen

Bei der Entwicklung neuer Produkte in Design- und Konstruktionsbüros, bei der architektonischen Planung oder im Maschinenbau fallen Unmengen technischer Zeichnungen an, deren Zahl schnell in vier- oder fünfstellige Bereiche gehen kann und die normalerweise eine enorme Ablagefläche bedingen. Mit einem DMS lassen sich technische Zeichnungen übersichtlich und schnell abrufbar ablegen. Sie können zudem mit erweiterten Daten hinterlegt oder mit anderen Anwendungen verknüpft werden, um beispielsweise eine Liste für den Material- und maschinellen Bedarf anlegen oder die Zeichnung mit allen Anhängen direkt in der Produktion übergeben zu können.

Öffentliche Hand - Behörden

In Behörden werden typischerweise keine kaufmännischen Belege, sondern Akten in Dokumenten-Management-Systemen geführt. Akten werden durch ein eineindeutiges, systematisch nach strikten Vorgaben vergebenes Aktenkennzeichen charakterisiert. Da bei einem bestehenden DMS keine Handakten aus der Registratur angefordert werden müssen, könne Bearbeitungsvorgänge erheblich beschleunigt werden. Elektronische Akten in einem DMS können theoretisch mit anderen Behörden geteilt und mit automatischen Erinnerungen, Wiedervorlagen oder Aktionen verknüpft werden.

Öffentliche Hand - Bibliotheken

Die Unmengen von Büchern in öffentlichen Bibliotheken werden zwar nicht komplett eingelesen, aber zum Einsatz kommen Dokumentenmanagement-Systeme hier dennoch. Die hier genutzte vereinfachte Form entspricht einem öffentlich nutzbaren umfassenden Index, der beispielsweise auf dem IBAN-Code eines jeden Buchs basiert und eine Beschreibung der Buchinhalte sowie eine Verortung in der Bibliothek enthalten kann.