Drucker-Management im Unternehmen

Um Metadaten ergänzte Dokumente lassen sich mit wesentlich feineren Filtern recherchieren, als es die Bordmittel eines Betriebssystems können. Abhängig vom jeweiligen DMS und von der Individualisierung durch das anwendende Unternehmen und dessen Vorgaben kann in einem Dokumenten-Management-System beispielsweise nach Kundennummern, Bearbeiter, Aktenzeichen, Auftrags- oder Rechnungsnummer und vielem mehr gesucht werden. Betriebssysteme suchen meist nur nach Dateiname, -endung oder -größe sowie Änderungsdatum. Hiermit ließen sich niemals täglich anwachsende Datenbestände sinnvoll nutzen.

Für eine Meta-Suche ist natürlich im Vorfeld ein Erfassen der Inhalte von Papierdokumenten (Document Imaging) oder das Erfassen elektronischer Dokumente (Digital Asset Management, DAM) - beispielsweise MS-Office-Dateien, PDFs, Media-Dateien - nötig. All das geht mit einer automatischen und manuell ergänzten oder komplett manuell arbeitenden Verschlagwortung Hand in Hand geht.

Ein DMS bietet nur bei einem reibungslosen Zusammenspiel aller aufeinander abgestimmten Funktionsmerkmale die bestmöglichste Effizienz und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen. Obwohl jede einzelne DMS-Komponente für sich einsatzfähig ist, ist ihr Einsatz ohne den Zugriff auf andere Komponenten selten sinnvoll. Schließlich nutzt es kaum etwas, wenn zwar eine hervorragende Datenerfassung stattfindet, aber die Recherche nur mangelhaft funktioniert, die Versionierung gestört, der Workflow unterbrochen oder keine Kommunikation mit Arbeitskollegen möglich ist.

Alle DMS-Komponenten müssen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten: Sie sollen eine datenbankgestützte Verwaltung und Nutzung verschiedenster Arten von Dokumenten erlauben, die von der hierarchischen Datei-Verwaltung der Betriebssysteme unabhängig sind. Nur durch den Einsatz von Datenbanken können kontinuierlich größer werdende, riesige koordiniert, gelenkt und für die gezielte, selektive Benutzung vorbereitet werden.

Voraussetzungen für den DMS-Einsatz

Ohne entsprechende Hardware, Software und IT-Infrastruktur sowie entsprechend geschultes Personal ist eine DMS-Lösung im Alltag nicht einsatzfähig. Die Hardware ist in der Regel das geringste Problem, da an den meisten Büroarbeitsplätze bereits PCs oder Thin Clients stehen. Die Kosten für Software-Lizenzen und Infrastruktur können je nach DMS und seinen spezifischen Anforderungen leicht bis in den fünfstelligen Bereich schießen. Schließlich besteht ein großes DMS aus Datenbankserver(n), Dateiserver(n), mehrstufigen Archivierungssystemen und Konvertierungsserver(n) für die Langzeitarchivierung sowie Kommunikationsserver(n) als zentrales Steuerelement. Dazu können bei großen Unternehmen die Kosten für ganze Abteilungen kommen, die beispielsweise für das Einscannen oder Verschlagworten eingehender Dokumente zuständig sind.