E-Mails am besten sofort bearbeiten

Und woran erkenne ich, dass im PC Aufräumbedarf besteht?

Jürgen Kurz: Etwa daran, dass Sie zahlreiche E-Mails in ihrem Posteingang haben. Aus Amerika stammt der passende Tipp "Process, don’t just check." Wer eine E-MailE-Mail innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kann, sollte dies auch tun und sie nicht nur lesen. Das spart Zeit. Was mehr als fünf Minuten in Anspruch nimmt, setzt man sich als Termin in den Kalender. Was bei einem Mitarbeiter besser aufgehoben ist oder die Assistentin abnehmen kann, delegiert man. Alles zu Mail auf CIO.de

Aufräumen im PC

Wo muss über die E-Mails hinaus im PC aufgeräumt werden?

Jürgen Kurz: Ein großes Problem sind die Ablagesysteme auf Abteilungs- oder sogar Unternehmensebene. Hier muss eine neue Struktur gefunden werden, mit der alle Beteiligten einverstanden sind. Der neue Strukturbaum wird angelegt und alle Dateien aus dem alten System werden gesichert. Nun werden nur diejenigen Dateien in die neue Struktur geschoben, die man unbedingt braucht. Der Rest wird gelöscht. Braucht man eine gelöschte Datei doch, kann man sie über die Sicherung zurückholen.

Wie ist die ideale Ablage im PC strukturiert?

Jürgen Kurz: Da gibt es viele Varianten, die gut funktionieren. Das Wichtige ist, sich für eine einzige zu entscheiden und sich an diese Entscheidung zu halten.

Was ist die Aufgabe der Chefs?

Jürgen Kurz: Sie müssen die Betroffenen zu Beteiligten machen. Ein Projekt hat mich beispielsweise in die Controlling-Abteilung eines großen Verlags geführt. Die Controller haben Tür an Tür gesessen und zum Teil die gleichen Sonderauswertungen durchgeführt. Sie haben ihre Auswertungen in vielen unterschiedlichen Strukturen abgespeichert. Das hat sie Zeit und zusätzliche Arbeit gekostet. Mit einer einzigen Ablagestruktur ist der Austausch viel einfacher möglich.