ECM-Checklisten

Checkliste 2: Vorgehen bei der Software-Auswahl (ausführlich)

(1) Zieldefinition:

a. Was will das Unternehmen erreichen?
b. Welche Maßnahmen sind dazu geeignet, diese Ziele zu erreichen?
c. Welche Aufgabenbereiche sollen unterstützt werden?
d. Definition von Einsatzszenarien

(2) Projektplanung (Teilschritte, Aufgaben Ressourcen, Zeitplanung)

(3) Fachliche und technische Anforderungsanalyse

a. Einsatzszenarien, Zieldefinition klar
b. verbundenen Prozesse damit identifizieren
c. daraus einzelnen Kriterien ableiten
d. wichtig: verschiedene Verantwortungsbereiche und spätere Anwendergruppen mit einbeziehen

(4) Anforderungen gewichten und einen Kriterienkatalog erstellen: Muss-Kriterien, Kann-Kriterien, Nicht-Kriterien (was wird definitiv nicht gefordert und soll nicht Bestandteil der Lösung sein?)

(5) Vorauswahl: Welches Marktsegment an ECM-Anbietern kommt in Frage?

(6) Funktionale und technische Bewertung

(7) Feinauswahl: auf 2-5 Produkte eingrenzen

(8) Detail-Evaluierung: Referenzbesuche, Testinstallationen etc.

(9) Prototypische Umsetzung unternehmensindividueller Problemstellungen

(10) Feedback: Analyse der Stärken und Schwächen der Produkte: technische und funktionale Anforderungen, Lösungskompetenz des Anbieters etc.

(11) Entscheidung für ein Produkt als Endpunkt des Auswahlprozesses. Anschließend Einführung.

Quelle: BARC, August 2005