ECM-Checklisten

Checkliste 3: Einsatzszenarien von ECM-Komponenten

Kurzvorstellung typischer Einsatzszenarien, die zur Anforderungsdefinition und Produktauswahl herangezogen werden.

ECM-Grundgedanke:
Integration unterschiedlicher Datenquellen (à auch hier für ein Einsatzszenario zu allgemein; viele Ansätze bauen aber auf Teilaspekten auf, beispielsweise ERP-Integration oder E-Mail-Management)

Workflow/Business Process Management (BPM):
Abbildung von Geschäftsprozessen im ECMECM und Nutzung der Funktionalitäten; bedarfsgerechte Verteilung und Weiterleitung; teilweise inhaltsgesteuerte Prozesse möglich (Dokument wird erfasst, anhand des Inhalts wird die Art der Weiterverarbeitung angestoßen) à Workflow aber meist zu allgemein für die Klassifikation als ein Einsatzszenario, viele andere Szenarien bauen darauf auf) Alles zu ECM auf CIO.de

Aspekte von Workflow/BPM und ECM finden sich in allen einzelnen ECM-Kompenenten wieder:

- Automatische Posteingangsverarbeitung: Scannen von Papierpost, Klassifikation und Verteilung anhand hinterlegter Workflows unter Nutzung von Rollenkonzepten

- Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung: Scannen von Papierpost, Klassifikation und Extraktion der buchungsrelevanten Daten, Integration in ERP-System sowie teilweise automatische Verbuchung, beispielsweise bei kleinen Rechnungsbeträgen

- Archivierung: Ablösung großer Papierlagerbestände, teilweise allein über gesunkene Raumnutzungskosten hohe Einsparungen möglich

- Recherche: meist in Verbindung mit Archivierung; bestehende Archivbestände werden digitalisiert und (automatisch) verschlagwortet; Suchzeiten werden drastisch reduziert

- Nutzung der digitalen Akte: beispielsweise Projekt-, Kunden- oder Lieferantenakte; alle entscheidungsrelevanten Informationen zu einem Partner oder Geschäftsvorfall stehen jederzeit zur Verfügung

- Collaboration / kooperatives Arbeiten: Versionierungsfunktionen, Check-In/Check-Out, Weiterleitungsfunktionen etc., Beschleunigung der Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Strukturierung und Erhöhung der Nachvollziehbarkeit

- ERP-Integration: Integration in beide Richtungen: Verbindung von Stammdaten und Dokumenten einerseits sowie der Verbuchung von Transaktionsdaten und den dazugehörigen Dokumenten andererseits; auch Entlastung des ERPs von Altdatenbeständen (Auslagerung, Archivierung) um Performance zu steigern

- E-Mail-Management: Integration von E-Mails in betriebliche Wissensbasis; Auslagerung von E-Mails in das ECMS, Entlastung der Server

- Web Content Management: Erstellung und Wartung von Webseiten, Trennung von Verantwortlichkeiten (Inhalt, Layout), Einbindung der vorhandenen Inhalte und deren Integration in den Internetauftritt, Automation (z.B. Gültigkeitszeiträume definieren)

Quelle: BARC, August 2005