Nationale Vorschriften beachten

In einer professionellen IT-Verarbeitung gilt es beispielsweise im Rechnungsausgang nationale Layouts, Vertragsbedingungen oder Formvorschriften zu beachten. Anschließend können die Dokumente für den Postversand zentral gedruckt und über "Local entry-Partner" Kosten sparend ins Land der Rechnungsstellung versandt werden.

Insbesondere im internationalen e-Invoicing sind Dienstleisternetzwerke aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen eine sichere, schnelle und effiziente Umsetzungsmöglichkeit. Auch im internationalen Rechnungseingang verspricht eine Zentralisierung Kostenvorteile und mehr Überblick. So hilft etwa das Scannen der Rechnungen im Ursprungsland und die digitale Weiterleitung an den zentralen Rechnungseingang Zeit und Geld zu sparen.

3. Rechnungsprozesse überwinden Abteilungsgrenzen

Generell, so Itella, zeige sich im Markt ein zunehmendes Verständnis der Rechnungslogistik als Einheit, über die man auch verwandte Prozesse optimieren kann. So seien etwa in der Beschaffung elektronische Prozesse oft schon Standard.

Auf Basis eines solchen Systems ist es leicht, eine Rechnungs-Plattform mit der Lösung zu verbinden und um elektronisches Mapping der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Durch die Verknüpfung beider Systeme erfolgen dann der Abgleich der entsprechenden Rechnungsposition mit Bestellung und Wareneingang und die Freigabe der Rechnung. Das Ganze funktioniert vollautomatisch, anstatt ineffiziente interne Umlaufprozesse zu durchlaufen.

Auch im Rechnungsausgang entdecken Unternehmen Potenziale in der engeren Verknüpfung von Rechnungswesen und Marketing: Personalisierte Werbung lässt sich etwa direkt in die Geschäftsdokumente integrieren. Die Dokumente sind als Trägermedium besonders attraktiv, da einer Umfrage von InfoTrends zufolge Empfänger von Rechnungen, Kontoauszügen oder Abrechnungen ihre Unterlagen fast drei Minuten studieren, statt sie nur schnell zu überfliegen. Teuer produzierte Direkt-Mailings erreichen nicht annähernd diese Aufmerksamkeit.