Manuelles Suchen in Aktenordnern entfällt - innerhalb kürzester Zeit stehen alle benötigten Daten zur Verfügung. Nur wenn das System einen Beleg nicht einwandfrei erkennen kann, müssen die Mitarbeiter der Rechungsprüfung noch von Hand eingreifen. Rechnungen werden automatisch mit dem Warenwirtschaftsystem abgeglichen, die ausgelesenen Daten an das Archiv übergeben und im SAP-Buchhaltungssystem gebucht. Eine Archivierung der Altakten wurde aus Kostengründen nicht vorgenommen. Sie werden nun schrittweise nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet.

"Generell schauen wir ständig nach, was wir noch ins elektronische Archiv stellen können. Ohne Papier wird man aber nie ganz auskommen können", urteilt IT-Leiter Martin Fries realistisch. "Dennoch wollen wir künftig soweit wie möglich davon weg kommen und die herkömmliche Archivierung in Ordnern verringern." Auch dabei hilft das System: Inzwischen werden Verträge, sonstiger Schriftverkehr, Bauunterlagen oder Bilanzordner ebenfalls mit dem System archiviert. Auch die elektronische Personalakte hält bei Globus Einzug.

Heute greifen über 500 Mitarbeiter über die Web-Funktion auf das Archivsystem zu. Obwohl noch nicht alle Abteilungen daran angeschlossen sind, ist sich Martin Fries sicher, dass sich das System schon bezahlt gemacht hat: "Die Suche nach Belegen ist wesentlich schneller und einfacher geworden. Auch die Kosten für die Archivierung, etwa für Archivräume, konnten wir senken, weil die Papierrechnungen und Lieferscheine nicht mehr eingelagert werden müssen. Immerhin hatten wir vor der Einführung des Archivs jährlich über 100 Bilanzordner!"

Einen Wermutstropfen sieht Fries lediglich im Bereich der Performance: Durch das große Datenvolumen und die Größenlimitierung dauert der Aufbau einzelner Indizies, zum Beispiel bei der Wiederherstellung nach einem Crash, sehr lange. Hier ließen sich durch die Zusammenarbeit mit dem Hersteller schon einige Verbesserungen erzielen. Fries: "Wir stehen in sehr engem Kontakt mit den Entwicklern, was bei Problemen auf schnellem Weg zu einer Lösung führt. Mittelfristig wollen wir gemeinsam von einem filebasierten zu einem datenbankbasierten Archivsystem gelangen."