Lassen Sie Ihr Lieblingsprojekt sterben!

Anforderungen im Projektverlauf ständig kontrollieren

Geschäftlich induzierte Projekte müssen deshalb einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Das ist in den meisten Unternehmen heute auch Konsens. Das Problem besteht aber darin, dass dieser Prozess in den meisten Fällen viel zu kurz greift: Zwar haben 60 bis 70 Prozent der Großunternehmen einen klaren Anforderungsprozess definiert, um neue Projekte zu bewilligen. Dabei muss die Fachseite durchaus den Mehrwert nachweisen. Aber maximal 20 Prozent der Unternehmen halten dies auch im Projektverlauf nach und messen nach Abschluss konkret den Erfolg.

Diese Inkonsequenz hat gravierende Folgen. Der betriebswirtschaftliche Nutzen von Projekten ist oft geringer, als am Anfang vorgesehen, insbesondere wenn sich zwischenzeitlich die Rahmenbedingungen ändern. Vor allem aber werden viele Projekte bei der Antragstellung durch zu optimistische Prognosen "gepusht" - während umgekehrt die realistischeren Vorhaben bei der Priorisierung durchfallen. Wird am Ende nicht kontrolliert, ob der erwartete Mehrwert auch eingetreten ist, bleibt auch hier der Ehrliche der Dumme.

Der ideale Anforderungsprozess

Zu empfehlen ist ein dreistufiger Prozess:

Erstens: Bei der Beauftragung definiert die Business-Seite konkret die geschäftlichen Ziele, die das Projekt erreichen soll.

Zweitens: Während der Laufzeit wird regelmäßig überprüft: Gelten die zu Beginn aufgestellten Parameter noch? Haben sich die Rahmenbedingungen verändert? Ist die Prognose noch richtig?

Drittens: Am Ende des Projekts wird der Erfolg gemessen. Das heißt: Die Business-Seite muss sich danach beurteilen lassen, ob die Verbesserungen, mit denen sie den Aufwand für das Projekt begründet hat, auch tatsächlich eingetreten sind. Die Erfahrung zeigt: Wird die Verantwortung konsequent zugeordnet, ziehen die Initiatoren zu optimistisch angelegte Anträge oft wieder zurück.