Leitfaden für erfolgreiches IT-Projekt-Management

Strukturiert vorgehen

Ein strukturiertes Vorgehen ist daher unabdingbar, um qualitativ hochwertige und nachvollziehbare Ergebnisse sicher zu stellen - und zwar sowohl bei der Auswahl als auch der späteren Einführung.

Die Auswahl erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst werden Aufgabenverteilung und Vorgehen aufeinander abgestimmt, die Anforderungen grob strukturiert, verabschiedet und der Entwurf für ein Pflichtenheft festgelegt. Auf dieser Basis werden dann die Inhalte erarbeitet, die Anforderungsprofile konkretisiert und schließlich das Pflichtenheft verabschiedet.

Dann erfolgt der Bewertungsprozess. Dabei werden die im Pflichtenheft definierten Anforderungen gewichtet, eine Markt-Analyse durchgeführt und mögliche Lösungen nach Wirtschaftlichkeitsprinzipien beurteilt sowie eine Entscheidungsvorlage erstellt.

Transparenz im War Room

Bei laufenden Einführungs-Projekten sind fehlende Transparenz und mangelnde Steuerung einer der häufigsten Fehler. "Enorm wichtig ist daher ein detaillierter Projektplan, der alle Aktivitäten und Meilensteine mit dedizierten Verantwortlichkeiten darstellt", hebt Johannes Dorsch hervor.

Der aktuelle Projektstand muss laufend neu ermittelt werden, um die Fortschritte dokumentieren und beurteilen zu können - je nach Anforderung durch einfache Soll-Ist-Vergleiche, Trend- oder ausgefeilte Earned-Value-Analysen. "Die Dynamik und Komplexität von IT-Projekten erfordern ein regelmäßiges, zeitnahes Erfassen von Projektfortschritten, aber auch von auftretenden Problemen. Die nötigen Projektplananpassungen sowie Gegenmaßnahmen müssen dann rasch initiiert und durchgeführt werden", bestätigt Experton-Berater Dorsch.