Maßnahmen für mehr E-Mail-Sicherheit

Sicherung ersetzt Archivierung nicht

Allerdings kann und darf die Sicherung eines Mail-Servers die Archivierung nicht ersetzen. Während bei der Sicherung die Wiederherstellung aktueller Daten im Vordergrund steht, dient die Archivierung der langfristigen Datenspeicherung als Beleg für Geschäftsvorgänge. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik(BSI) beschreibt im Kapitel "Archivierung" des IT-Grundschutz-Katalogs sehr detailliert die verschiedenen Gefahren und mögliche Lösungen.

Einfache Implementierungen setzen am Mail-Gateway der DMZ (Demilitarized Zone) am Außenbereich des Unternehmensnetzwerks an. Jede ausgehende und eingehende E-Mail wird durch einen speziell dafür eingerichteten Smarthost-Mail-Server geleitet. Diese Nachrichten werden dann regelmäßig auf Bänder gesichert und dienen als Dauerarchiv. Interne E-Mail-Dialoge bleiben in dieser Konstellation außen vor, was durchaus gewünscht sein kann, da der interne E-Mail-Verkehr möglicherweise gar nicht "archivierungswürdig" ist.

Die Archivierung ganzer Mail-Server beziehungsweise deren E-Mail-Verkehrsströme darf unter keinen Umständen mit der Archivdatei von Outlook aus dem Microsoft-Office-Paket verwechselt werden. Outlook als E-Mail-Client versucht, die aktiv benötigte Datenmenge im Postfach möglichst klein zu halten, um einen schnelleren Zugriff auf aktuell benötigte Daten zu garantieren. Ältere Daten werden dabei auf das lokale Dateisystem ausgelagert. Der Archivierungsassistent wird nach einiger Zeit automatisch eingeblendet und der Benutzer nach seinen Wünschen in Bezug auf das Archiv befragt. Praktischer ist es jedoch, diese Regeln bereits über eine Gruppenrichtlinie für das gesamte Unternehmen durch den Administrator regeln zu lassen.