Microsoft baut OneDrive zur Datendrehscheibe aus

Intelligenter und übersichtlicher - so soll sich MicrosoftsMicrosofts Cloud-Speicher OneDrive künftig seinen Nutzerinnen und Nutzern präsentieren. Das Werkzeug habe sich über die Jahre von einem einfachen Online-Speicher zu einem Hub für das Handling von Dateien in weit verzweigten Firmennetzen entwickelt, sagte Jeff Teper, President für den Bereich Collaborative Apps and Platforms bei Microsoft. Neben dem Ablegen und Zugriff auf Daten in OneDrive biete das Werkzeug mittlerweile zahlreiche weitere Funktionen für das Synchronisieren und Teilen von Dateien wie auch für das gemeinsame Bearbeiten sowie mehr Sicherheit. Alles zu Microsoft auf CIO.de

Mit Version 3.0 will Microsoft nun weitere Funktionen in OneDrive integrieren. Längst habe sich die Reichweite von Dateien im Zuge der immer weiter ausgreifenden Kollaboration ausgedehnt, erläuterte Teper, von Sharepoint-Bibliotheken über Anhänge in Meeting-Einladungen bis zu verschiedensten Inhalten in Teams-Chats. Damit User hier nicht den Überblick verlieren, will Microsoft OneDrive zum One-Stop-Shop für das Ablegen, Bearbeiten und Weiterleiten von Dateien ausbauen. Das sind die Neuerungen in OneDrive 3.0:

Fluent-Design

Der Oberfläche von OneDrive hat Microsoft ein neues Outfit verpasst. OneDrive orientiert sich künftig an der "Fluent"-Designsprache, die Microsoft bereits in anderen Produkten wie zum Beispiel Windows 11 verwendet. Mit dem neuen Look & Feel soll die User Experience innerhalb von Microsofts Softwarekosmos weiter vereinheitlicht und damit auch vereinfacht werden.

For you

Auch funktional hat sich auf dem Home-Screen des neuen OneDrive-Release einiges getan. Grundsätzlich soll es damit für die User einfacher werden, benötigte Dateien und Informationen zu finden. Dabei helfen soll "For you" - zentral im oberen Bereich des Home-Screens gelegen, erhalten Anwenderinnen und Anwender über den Button KI-gesteuert Vorschläge für Dateien, die sie möglichweise als nächstes benötigen. Der Algorithmus beobachtet und analysiert die Arbeitsweise der jeweiligen Nutzerinnen und Nutzern und versucht daraus zu schließen, welche Dateien und Informationen in den gerade anstehenden Arbeitsschritten benötigt würden.

Verschiedene Views

Für mehr Ordnung und eine bessere Übersicht sollen verschiedene "Views" auf den Dateibestand sorgen:

• Im Meetings View bekommen User sämtliche Dateien angezeigt, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Meeting stehen - egal ob diese Informationen erst im Laufe des virtuellen Treffens mit der beteiligten Gruppe geteilt oder bereits im Zuge der Einladung mit dem Meeting verknüpft wurden. Sollte das Meeting aufgezeichnet worden sein, findet sich an dieser Stelle auch die entsprechende Recording-Datei. Über eine eigene Suchleiste können Nutzer nach bestimmten Meetings suchen und erhalten damit auf einen Blick sämtliche damit verknüpften Dateien präsentiert.

• Es ist vermutlich jedem schon einmal in der Arbeitshektik passiert. Man sucht verzweifelt eine Datei, hat aber den Namen vergessen - man weiß nur noch, von wem man besagte Datei bekommen hat. Mit dem People View in OneDrive können sich Anwender anzeigen lassen, welche Dateien von bestimmten Personen innerhalb der eigenen Organisation geteilt wurden. Das Tool sortiert dabei in der Übersicht automatisch die Menschen ganz nach oben in die Liste, mit denen man besonders oft zu tun hat beziehungsweise mit denen man erst vor kurzem zusammengearbeitet hat. Über ein Suchfenster lässt sich nach einzelnen Kollegen suchen. Ein Klick auf die Namen zeigt an, welche Dateien diese zuletzt geteilt haben. Außerdem kann man in einer Aktivitätenspalte sehen, was der oder die Betreffende zuletzt mit einer Datei gemacht hat - angelegt, ergänzt, eingesehen, kommentiert, …

• Wenn man gar nicht mehr weiß, woher eine gerade gesuchte Datei stammt, hilft der Shared View weiter. Damit lassen sich alle Dateien anzeigen, die mit einem selbst geteilt wurden - egal ob sie von internen Kollegen oder von externen Co-Workern stammen. In der Übersicht sieht man, wer die Dateien wann geteilt hat und wie sie zuletzt bearbeitet wurden. Außerdem lässt sich die Liste nach verschiedenen Dateitypen filtern. Das sorgt für eine bessere Übersicht.

Neben den verschiedenen Views beinhaltet OneDrive verschiedene Funktionen, die es Anwendern erleichtern sollen, ihre Dateien besser zu sortieren und Ordnung im eigenen Dateiendschungel zu halten:

• Farbige Ordner sollen helfen, auf einen Blick zu erkennen, welche Art von Information in einem bestimmten Dateiordner steckt - Präsentationen, Word-Dokumente, Projektpläne oder Firmenfotos. Anwender können aus einer Palette von 16 Farben wählen, welche Farbe ein bestimmter Ordner bekommen soll.

• Nutzer können einzelne Dateien als Favoriten kennzeichnen. Das soll das Auffinden dieser Dateien erleichtern. Über Favoritenlisten nicht nur in OneDrive sondern auch in anderen Microsoft-Tools wie Teams, dem Datei-Explorer oder Microsoft-365-Apps sind diese Dateien auf einen Blick einsehbar.

• Für einen schnelleren Zugriff auf bestimmte Dateien soll auch Shortcuts sorgen. Dabei handelt es sich um direkte Links auf Dateien. So könnten Anwender Dateisammlungen beispielsweise für einzelne Projekte anlegen und sortieren, unabhängig davon, wo diese Dateien innerhalb der eigenen Organisation liegen.

• Insgesamt will Microsoft das Teilen von Dateien vereinfachen - mit Simplified Sharing. Diese Funktion steht Nutzern nicht nur in OneDrive, sondern auch in anderen Microsoft 365 Apps zur Verfügung. Über einen Share-Button öffnet sich ein Fenster, in dem man einzelne Dateien mit Hilfe eines Links mit einzelnen Kollegen oder ganze Teams teilen kann. Diese Links lassen sich direkt per Mail versenden oder als Kopie via Teams-Chat beziehungsweise in einem Dokument mit anderen Kollegen teilen. Der Clou: Es lassen sich Regeln definieren, um beispielsweise zu verhindern, dass vertrauliche Dateien extern geteilt oder wichtige Dateien editiert und verändert werden können.