Fast alle größeren Unternehmen lassen heute im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie mobile Apps programmieren, optimieren ihr Online-Marketing oder arbeiten an ihrer Präsenz in den sozialen Medien. Dennoch fühlen sich viele Chefs nicht ausreichend gerüstet, um in puncto Agilität, Innovationsfähigkeit und Kundenservice im digitalen Wettbewerb Schritt halten zu können.

Zu Recht: Sporadische digitale Vorzeigeprojekte reichen heute nicht mehr aus, um dauerhaft bestehen zu können, Unternehmen, die die digitale Transformation erfolgreich bewältigen wollen, müssen sich fundamental wandeln.

Und dieser Wandel beginnt am Arbeitsplatz. Denn ganz gleich, ob der Kundenservice verbessert, die Agilität erhöht oder die Innovationsfähigkeit ausgebaut werden sollen: In einer immer mehr von Wissensarbeit geprägten Berufswelt sind Leistung und Motivation jedes Einzelnen für den geschäftlichen Erfolg wichtig.

Workplace-Architektur spielt zentrale Rolle

Diese Leistung zu steigern gelingt aber nur dann, wenn die Arbeitsumgebungen der Mitarbeiter ihrer jeweiligen Rolle und deren Anforderungsprofil optimal angepasst sind.

Wie das detailliert in der Praxis funktionieren kann, zeigt der Fall Munich ReMunich Re: Das Unternehmen plant seine Workplace-Modernisierung auf Basis eines ganzheitliches Design- und Servicekonzepts und setzt sie auch entsprechend um. Top-500-Firmenprofil für Munich Re

Als eines der führenden Rückversicherungsunternehmen ist Munich Re mit seinen 12.000 Mitarbeitern in mehr als 50 Ländern präsent. Bereits 2012 startete man unter dem Titel "Next Generation Workplace" das unternehmensübergreifende Projekt, in dem zunächst die technologische Basis für eine globale Workplace-Infrastruktur geschaffen wurde.

"Die kompletten intellektuellen PS der Munich Re auf die Straße bringen"

Als zentrales Ziel gab der damalige CIO Rainer JanßenRainer Janßen vor, dass die Mitarbeiter nach Bedarf eigene oder vom Unternehmen gestellte Geräte benutzen sowie überall, also im Büro, auf dem Firmencampus, oder auch im Home Office mobil arbeiten können sollen. Profil von Rainer Janßen im CIO-Netzwerk

Hinter der großen Freiheit steckten und stecken handfeste wirtschaftliche Gesichtspunkte. Rainer Janßen im Sommer 2014: "Wir müssen in der Lage sein, an jedem Ort der Welt die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu ermöglichen und die kompletten intellektuellen PS der Munich Re auf die Straße zu bringen."

Schon damals mit an Bord war Dirk HeissDirk Heiss, der als Global Infrastructure Services Officer bei Munich Re IT-Infrastruktur und ihren Betrieb verantwortet und 2016 die nächste Stufe der Workplace-Modernisierung einläutete. Profil von Dirk Heiss im CIO-Netzwerk

In Mittelpunkt steht dabei die Erkenntnis, dass die Ausstattung des Personals mit neuen, selbstgewählten mobilen Geräten oder Collaboration-Tools zwar notwendig, aber nicht hinreichend ist. Notwendig ist die Einbindung der Unterschiedlichen Technologien in ein tragfähiges Gesamtkonzept - einschließlich entsprechender Bereitstellungs-, Betriebs-, Management-, Support- und Security-Services.

Spagat zwischen Standardisierung und Flexibilisierung im Workplace-Umfeld hinbekommen

Konkret etabliert Munich Re aktuell gemeinsam mit dem IT-Dienstleister ComputacenterComputacenter das neue Liefermodell "Full Managed Workplace", das sich seit September vergangenen Jahres in der Pilotphase befindet. Darüber und über den aktuellen Stand der Dinge hat Computacenter von den Analysten von PAC eine Fallstudie erarbeiten lassen. Top-500-Firmenprofil für Computacenter

Nach Ansicht von Andreas Stiehler von PAC bedeutet das in der Praxis vor allem, "den Spagat zwischen StandardisierungStandardisierung und Flexibilisierung im Workplace-Umfeld" hinzubekommen. Das zentrale Stichwort dafür lautet "Managed Diversity". Alles zu Standardisierung auf CIO.de

Digital Workplace ändert die Sourcing-Strategie

Und das heißt nichts anderes, als dass die Umsetzung des Digital Workplace die Sourcing-Strategie und damit die Zusammenarbeit mit Workplace Management-Dienstleistern nachhaltig verändert: Unternehmen, die Arbeitsumgebungen ganzheitlich zu Gunsten der Endanwender optimieren wollen, müssen das Thema auch ganzheitlich ausschreiben und dabei die Steigerung der Endanwenderzufriedenheit bei Auswahl und Vertragsgestaltung in den Fokus stellen.

Denn Angesichts der gewünschten Optimierung der Arbeitsumgebungen verliert das herkömmliche Desktop OutsourcingOutsourcing - also die Auslagerung einzelner Services an unterschiedliche Partner mit dem Primärziel der Kostenminimierung - an Bedeutung. Die Unternehmen benötigen keine Erfüllungsgehilfen im Sinne einer verlängerten Werkbank, sondern Partner, die die Workplace-Transformation ganzheitlich vorantreiben können. Alles zu Outsourcing auf CIO.de

Dienstleister müssen sich verändern

Um sich dergestalt als Partner etablieren zu können, müssen sich auch Dienstleister verändern, sie müssen in den Aufbau neuer Konzepte und Kompetenzen investieren. Es reicht nicht mehr aus, technische Disziplinen kosteneffizient umzusetzen. Die Partner benötigen vielmehr ein umfassendes Verständnis für die verschiedenen Teildisziplinen des Workplace Management und ein Konzept, um Arbeitsplätze ganzheitlich zu optimieren.

Gelingen kann das nur, wenn dabei IT, Business und HR an einem Strang ziehen. Die Verantwortlichen aller drei Bereiche betrachten dabei das Ganze idealerweise weder reines IT-Projekt noch als klassischen Business Case. Stattdessen verbinden sie unterschiedliche Interessen zu einem schlüssigen Gesamtkonzept, holen dabei die verschiedenen Stakeholder frühzeitig an Bord.

Sehr wichtig ist dabei die Rolle der HR-Verantwortlichen. Sie unterstützen nicht nur die Analyse und Definition der benötigten Rollen, sondern wirken auch als Kommunikatoren und Moderatoren, zum Beispiel bei Diskussionen mit dem Betriebsrat.

Diese Unterstützung erfolgt nicht ganz uneigennützig. Denn die HR-Abteilung hat ein nachvollziehbares Eigeninteresse daran, im Zuge der Arbeitsplatzmodernisierung nicht nur das Image des Unternehmens aufzupolieren, sondern zugleich die Haftungsrisiken für die Mitarbeiter so klein wie möglich zu halten.

Transformation statt Commodity

Mehr noch: Der zentrale Maßstab für den Erfolg des Digital Workplace Management ist die Zufriedenheit und die Performance der Mitarbeiter. Dienstleister müssen bereit sein, sich diesem Maßstab weitgehend zu unterwerfen. Außerdem wird von ihnen immer öfter erwartet, ihre Lösungen an jede Branche individuell anpassen, also vertikale, branchenspezifische Angebote entwickeln zu können.

"Digital Workplace Outsourcing ist keine Commodity, sondern ein langfristiges Transformationsprojekt", so Andreas Stiehler von PAC.