Ohne Prozesse kein Erfolg

Wichtiger als die reinen Zahlen sind die Tendenzen, die Barc in der Umfrage identifiziert hat: „Funktionen mit Prozesscharakter und zur Informationsverwaltung rücken stärker in das Bewusstsein der Anwender“, heißt es in der Studie. Dazu gehören die Integration in das E-Mail-System, Workflow-Anwendungen sowie die digitale Akte.

Collaboration-Funktionen von ECM bekommen gute Noten

Ebenfalls gut bewertet werden Collaboration-Funktionen, die von 50 Prozent der Befragten als wichtig oder sehr wichtig eingeschätzt werden. Dies zeige, so Barc, „dass das Thema Web 2.0 oder Enterprise 2.0 langsam in den Unternehmen Einzug hält und besser wahrgenommen wird“.

Bei mehr als der Hälfte (54 Prozent der Mehrfachnennungen) ist die IT-Abteilung Treiber der ECM-Projekte. Zu je einem Drittel sind die Fachbereiche und das obere Management der Motor für die Einführung. Die Projekterfahrung zeige, relativiert Barc, die Innovationskraft der IT-Abteilungen, dass ECM-Projekte vor allem aufgrund von Speicherplatzproblemen, unzureichendem Zugriffsschutz oder aus Compliance-Gründen vorangetrieben würden.

Wenn der Fachbereich auf ECM drängt, steht dagegen die Funktionalität im Fokus. Dazu zählen die Verbesserung der Prozesssteuerung sowie die Unterstützung der Mitarbeiter bei Recherche und Zusammenarbeit. Positiv bewertet Barc, dass Fachbereiche und oberes Management eine immer stärkere Rolle in ECM-Projekten spielen: „ECM ist kein reines IT-Thema“.

Die meisten ECM-Systeme verfügen Barc zufolge über alternative Frontends wie Desktop- oder Webclients sowie über Schnittstellen zu Drittsystemen wie Office-Suiten, ERP-Systeme, Portale oder CRM-Lösungen. Der Fokus, so Barc, verschiebe sich dabei weg von Desktop- und hin zu Webclients. Viele Hersteller hätten das erkannt und weiteten den Funktionsumfang ihrer Webclients deutlich aus, so dass die Unterschiede beider Frontends zunehmend identisch würden.