Ohne Prozesse kein Erfolg

Erfolgreiche ECM-Projekte brauchen klare Ziele

Grundlage eines erfolgreichen ECM-Projekts seien klare Zieldefinitionen und strukturierte Anforderungen, so Barc. Anbieterneutrale Informationsquellen und das Hinzuziehen von Beratern seien dabei hilfreich, um sich über die eigenen Rahmenbedingungen und Anforderungen klar zu werden.

Immer noch gibt es im ECM-Markt wenig Angebote für Kleinunternehmen; um den Mittelstand bemüht sich dagegen die ganze Branche, insbesondere auch die Big Player mit speziellen Angeboten. Um dabei auch Individualität, Regionalität und Kundennähe gewährleisten zu können, arbeiten viele der großen Anbieter mit Partnern zusammen.

Nach den Einsatzgebieten ihrer ECM-Lösung befragt, nennen 93 Prozent der Befragten das Archivieren von Dokumenten, weitere 92 Prozent (Mehrfachnennungen waren möglich) die Verbesserung der Recherche und die Erfassung elektronischer Dokumente (90 Prozent). Auf die Integration von ECM ins E-Mail-System setzen 85 Prozent.

Weniger im Fokus der Anwender stehen Postein- (53 Prozent) und Rechnungsausgangsbearbeitung (46 Prozent) sowie das Output Management (35 Prozent). Diese Funktionen werden vor allem von großen Unternehmen gewünscht; bei Firmen bis zehn Millionen Euro Jahresumsatz spielen diese Funktionen nur eine untergeordnete Rolle.

Zwar wachse die Bedeutung eines automatisierten Input-Managements bei allen Befragten, analysiert Barc. Entscheidend für den Einsatz sei aber die Antwort auf die Frage, wie viele Dokumente verarbeitet werden müssen und wie komplex die dahinter stehenden Verteilungs- und Freigabeprozesse seien. Insofern sind die mäßigen Quoten dieser Einsatzszenarien nur bedingt als Problem zu sehen.