Ohne Prozesse kein Erfolg

Nach den Zielen ihrer ECM-Projekte befragt, geben die Anwender am häufigsten Benutzerfreundlichkeit, gute Integration in die IT-Landschaft und bessere Informationsqualität an. Diese Ziele sehen die meisten der Befragten in den realisierten Projekten zumindest „zum großen Teil“ als erreicht an. Das, so Barc, bestätige, „dass der Einsatz eines ECM-Systems in Unternehmen Verbesserungen auslösen kann und diese von den Anwendern auch wahrgenommen werden“.

Entsprechend positiv fallen die Bewertungen von EMC-Systemen aus: „Sehr zufrieden“ äußerten sich 32 Prozent, „zufrieden“ mehr als 50 Prozent. Das, so Barc, beziehe sich aber weniger auf die Projektphase, sondern „ausschließlich auf das eingesetzte Produkt“.

Probleme mit ECM gibt es ausschließlich in der Projektphase

In Vorbereitung und Einführung von ECM-Systemen gebe es dagegen viel Unzufriedenheit und Probleme. Am häufigsten werden hier „unvollständige Anforderungsanalysen“ und „unklare Kosten-Nutzen-Rechnung“ genannt. Wer hier unsauber arbeite, so Barc, riskiere längere Projektlaufzeiten, höhere Kosten und im schlimmsten Fall mangelnde Akzeptanz bei den Anwendern. Das könne in letzter Konsequenz zum Scheitern des Projektes führen. Die Empfehlung von Barc: „eine umfassende Analyse der Anforderungen und Prozesse (...) und ein neutraler Berater mit Erfahrung und Know-how im ECM-Bereich“.