Die Swiss aus der Schweiz handelt auch nach der 2007 erfolgten Übernahme durch die Lufthansa weitgehend eigenständig und als eigenes Profit-Center innerhalb des Konzerns. Das Luftfahrtgeschäft wird heute sehr stark durch IT unterstützt, von den Flügen und der Flugsicherung selbst bis hin zum Einkauf oder dem Bestellwesen per Internet und elektronischen Tickets, Abrechnungen, Reservierungen oder Online-Checkin. Insofern ist auch eine Fluggesellschaft heute in großen Teilen ein Web-Shop.

Innerhalb dieser automatisierten Prozesslandschaft noch Arbeit zu finden, die umständlich und mit viel Zeit per Hand erledigt wird, muss erstaunen. Doch genau dies war bei der Swiss bis vor kurzem der Fall. Die Durchlaufzeit bei der Erledigung von Rechnungen und ähnlichen Dokumenten wird dagegen heute um mehrere Wochen verkürzt, da überflüssige, umständliche und Zeit kostende Instanzenwege rund um den Globus ausgeschlossen sind. Gleichzeitig wird das gesamte Buchhaltungswesen transparenter gestaltet.

So zirkulierten bei der Schweizer Fluggesellschaft jährlich etwa 100.000 Rechnungen, unter anderem für Catering, Landegebühren, IT oder Gebühren für die Flugzeugabfertigung, teils auf Papier, teils in unterschiedlichen Programmen erfasst. Das Unternehmen bearbeitete seine Rechnungen sogar überwiegend manuell - vom Posteingang über die Verteilung an die zuständigen Fachbereiche bis hin zur abschließenden Weitergabe an die Buchhaltung. Erst dort wurden die Rechnungen gescannt, um sie für die digitale Archivierung vorzubereiten.

Bis zu sechs Wochen Bearbeitungszeit

Auch ein solcher, schon digitalisierter Vorgang nahm manchmal bis zu sechs Wochen in Anspruch. Dies verursachte unnötige Abklärungen mit administrativem Aufwand. Außerdem war gelegentlich nicht vollständig klar, wo und in welchem Status sich einzelne Rechnungen befanden.