In dieser Situation entschied sich die Swiss dafür, neue Wege zu gehen. "In einem ersten Schritt analysierten wir die am Markt erhältlichen digitalen Lösungen", erinnert sich René Wieser, Managing Director und Head of Financial Accounting bei der Swiss. "Dann bestätigte sich schnell, dass wir mit elektronisch gestützten Prozessen Fehler und Verzögerungen reduzieren können."

Wie die Anbieter-Auswahl verlief

Eine Handvoll Anbieter stand zur Auswahl. "Manche konnten ihr Produkt aber nicht weltweit anbieten und andere hätten zu hohe laufende Lizenzgebühren verursacht", erklärt Wieser. Schließlich kam die Swiss mit den Lösungen des finnischen Anbieters Basware in Berührung.

Implementiert wurden dessen Produkte Scan & Capture sowie Invoice Processing (IP) von RR Donnelley, einem Schweizer Systemintegrator. Scan & Capture ist eine Scan-Lösung, die Rechnungen digitalisiert und zur weiteren Bearbeitung an Basware IP weiterleitet. Mit IP steht dann ein Werkzeug zur Verfügung, das den Aufenthaltsort von digitalen Rechnungen im gesamten Unternehmen jederzeit schnell erkennt. Systematisch hilft Invoice Processing, die Rechnungen durch den Freigabeprozess bis hin zur Verbuchung und Archivierung in der Buchhaltung zu befördern.

Nach etwa einem Jahr hatte RR Donnelley die Basware-Lösungen in die IT-Umgebung der Schweizer Fluggesellschaft integriert. Neben der Hauptniederlassung verwenden nun 31 Auslandsvertretungen die Software, zum Beispiel in Hongkong, Johannesburg oder New York. Mit knapp 900 Lizenzen arbeiten die Mitarbeiter in den Buchhaltungen und in den Fachbereichen heute.

Zusammenarbeit mit Drittlösungen

Die Prozesse sind jetzt so definiert, dass die Software mit den weiter eingesetzten Drittlösungen anderer Hersteller bei der Fluggesellschaft Hand in Hand geht. Das funktioniert zum Beispiel so: Rechnungen aus den verschiedenen Ländern – egal, ob für ein Produkt oder eine Dienstleistung – treffen in Papierform oder digital in den entsprechenden Länderbuchhaltungen ein. Klassische Rechnungen scannen die Angestellten dort intern mit Scan & Capture. Anschließend werden die gescannten Rechnungen in den Shared Service Centern (Basel, Bangkok, Mexiko und Krakau) vorkontiert. Kommen Rechnungen elektronisch an, befördert eine E-Invoicing-Lösung diese direkt zu Basware IP, wo sie ihre Vorkontierung erhalten.