Papierrechnungen verbleiben nach wie vor in den Buchhaltungen, während Basware IP im nächsten Schritt der Fachabteilung die digitalisierten Rechnungen zukommen lässt. Hier liegt der eigentliche Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Rechnungsbearbeitung begründet: Die Übertragung erfolgt innerhalb von Sekunden in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Keine physische Rechnung ist mehr von Raum zu Raum oder von Gebäude zu Gebäude unterwegs.

Vier-Augen-Prinzip läuft elektronisch

Im Fachbereich prüfen die verantwortlichen Mitarbeiter, ob alle in der Rechnung enthaltenen Informationen korrekt sind. Dazu gehören etwa das bestellte Produkt oder die Dienstleistung, die Bestellmenge sowie der Preis. Ist alles in Ordnung, setzt der Mitarbeiter die Rechnung auf „geprüft".

Um das bei der Swiss gültige "Vier-Augen-Prinzip" korrekt anzuwenden, muss eine zweite autorisierte Person die geprüfte Rechnung freigeben. Dieser Prozess erfolgt elektronisch und automatisiert unter Berücksichtigung der sogenannten Freigabe-Limits. Anschließend kann die Rechnung an den Zahlungsprozess übergeben werden. Der elektronische Beleg und der dazugehörige Datensatz gehen schließlich an SAPSAP R/3 in der Buchhaltung. Die SAP-Lösung dient der abschließenden Verbuchung und gibt das elektronische Dokument an das Archiv weiter. Alles zu SAP auf CIO.de

Üblicherweise handelt es sich bei den zeitlichen Limits für Zahlungen um einen Zeitraum von 30 Tagen. Das ist aber nicht überall gleich: In bestimmten Ländern verlangen Lieferanten eine Überweisung innerhalb der Hälfte der Zeit.