TCO-Berechnungen: So senken Sie die Kosten

Die Verfahren des IV-Controlling sind der Schlüssel, um den Einsatz von Informationstechnologie effektiv und effizient zu gestalten. Wir unterscheiden dabei die Bereiche Portfolio-, Projekt-, Produkt- und Informationsverarbeitungs-(IV-)Infrastruktur-Controlling. Der Kern des IV-Controlling liegt somit darin, Daten aus den operativen Anwendungen zu beschaffen, aufzubereiten und zu analysieren. Das bildet die Grundlage, um Entscheidungen zur Anschaffung und zum Betrieb von Hard- und Software gemäß den angestrebten Zielen vorbereiten zu können.

Beim IV-Controlling sind Modellansätze nötig, um mit Produkt- und IV-Infrastruktur-Controlling die Kosten der realen Betriebsstrukturen von IT-Systemen zu ermitteln. Diese Modelle bilden die Basis für unternehmerische Entscheidungen, etwa zur bewussten Beeinflussung von Kostenniveaus durch Optimierung bestimmter Prozesse. Mit diesen Kostenmodellen erreicht man gleichzeitig zwei Ziele: Auf der einen Seite erlauben sie es, transparente Wirkungszusammenhänge darzustellen, auf der anderen Seite ermöglichen sie die modellhafte Abbildung der realen Abläufe.

Zudem sollten die verwendeten Modelle über das eigene Unternehmen hinausgehend gültig sein. Dadurch ermöglichen sie Vergleiche in Form von Benchmarking der Leistungseinheiten oder IT-Produkte – bis hin zum Benchmarking kompletter IT-Teil- oder Gesamtstrukturen. Der Ansatz des Total Cost of Ownership (TCOTCO) erfüllt diese Anforderungen. Alles zu TCO auf CIO.de

TCO-Modellansätze

Unter dem Begriff TCO verstehen wir die integrierte Betrachtung aller Kosten, die mit der Beschaffung eines Gutes verbunden sind. Dazu gehören neben dem Preis auch die Kosten für den Beschaffungsprozess, für Wartung und Instandhaltung sowie für die spätere Entsorgung. Der TCO-Ansatz ist eine Anwendung der Lebenszyklusbetrachtung auf Beschaffungs- und Betriebsentscheidungen und wird sinnvollerweise vor allem bei kapitalintensiven, langlebigen Gütern angewendet. Übertragen auf die IT bedeutet dies, die Gesamtkosten der IT-Infrastruktur und -Anwendungen aus einem ganzheitlichen, funktionalen Blickwinkel transparent zu machen. Die Grundlage dafür bilden die originären Kostenelemente und deren Wechselbeziehungen. Hier fließen nicht nur die direkt einem IT-System zuzuordnenden Kosten ein, sondern auch die indirekten Kosten, etwa für Software-Lizenzen und Server-Hardware sowie mit dem Betrieb einhergehende Kosten, etwa für Benutzerschulungen und Ausfallzeiten.

Beim von der Gartner Group entwickelten ersten Modell zur TCO-Berechnung wurden hauptsächlich die Kosten von Arbeitsplatzrechnern betrachtet; später kamen andere TCO-Modelle von Forrester Research und Meta Group hinzu. Die Bedeutung dieser Modelle stieg mit dem Anteil an Client-/Server-basierenden Anwendungen in den Unternehmen. Denn hier wird das Ungleichgewicht zwischen den Anfangsinvestitionen und den Folgekosten besonders deutlich. Sinnvolle Kostenvergleiche sind deswegen nur im Hinblick auf den gesamten Lebenszyklus der Anwendung möglich. Aufgrund seines Verbreitungsgrads erläutere ich nur das Gartner-Modell als Referenz für alle sonstigen Modelle.