TCO-Berechnungen: So senken Sie die Kosten

Das Modell von Gartner

Die Gartner Group hat ihr Modell 1987 entwickelt, um alle anfallenden Kosten im Rahmen des Lebenszyklus eines IT-Systems zu erfassen und zu analysieren. Es erweitert den Blick auf den - meist größeren - Kostenanteil, der bei IT-Investitionen durch Wartung, Support, Weiterentwicklung und Ablösung entsteht. In dem Modell steht als Kostenträger die physische ITInfrastruktur im Mittelpunkt - anfangs nur der Desktop, später auch Notebooks, Drucker und so weiter. Die Kosten werden durch die Messung des Werteverzehrs pro Objektgruppe ermittelt; so werden zum Beispiel alle Kosten addiert, die mit dem Betrieb von Notebooks verbunden sind. Die direkten und indirekten Kosten werden über eine normierte Gemeinkostenrechnung beziehungsweise Kontenstruktur hinweg ermittelt.

Direkte Kosten sind alle Aufwendungen, die der IT-Abteilung entstehen, indem sie dem Unternehmen ihre Leistung bereitstellt. Im Bereich Hard- und Software unterscheiden wir, ob diese für die Unterstützung der Geschäftsprozesse notwendig ist oder der IT-Abteilung als Basisausstattung dient. Hardware sind Kernprodukte, Ersatzteile, Upgrades und Betriebsstoffe. Software enthält unter anderem die Betriebs- und Anwendungs- Software, Datenbanksysteme, Workflow- und Groupware-Lösungen für die Anwendungssysteme, System-Management-Software, Helpdesk-Lösungen, Upgrades und CBT-Software für die IT-Abteilung. Als Bezugsgrößen dienen in der Regel Abschreibungen und Leasing-Gebühren. Bei den direkten Kosten der Operations unterscheiden wir nach dem technischen Support (mit der Unterscheidung nach Clients, Servern und Netzwerken), dem Planungs- und Prozessmanagement mit den Elementen Account-Management, dem Schutz der IT-Umgebung sowie dem Datenbankmanagement. Die Bezugsgrößen sind hier die Gehälter sowie die Kosten für externe Dienstleistungen.

Der Posten Verwaltung enthält die direkten Ausgaben für Verwaltungs- und Finanzausgaben, die Gehälter und Kosten für Dienstleistungen sowie die Ausgaben für die Schulung der Anwender in den Fachbereichen und der IT-Mitarbeiter. In den indirekten Kosten ist der Wertverzehr enthalten, der aus ineffizienten Vorgängen im Rahmen der Nutzung einer ITInfrastruktur entsteht. Die indirekten Kosten enthalten außerdem die Aufwendungen für End-User-Operations in den Bereichen:

• Schulungen mit formalem Lernen (geplante Weiterbildung) – Lernen im Arbeitsalltag (nichtformales Lernen)

• Self- und Peer-to-Peer-Support (Selbsthilfe der Anwender)

• Entwicklung von Endbenutzer-Software-Lösungen (z.B. Access- und Macro-Programmierungen)

• Datenverwaltung

• Futzing, die Nutzung der IT-Infrastruktur für private Zwecke wie Websurfen oder Computerspiele

Soft Costs entstehen zudem bei ungeplanten und geplanten Downtimes, währenddessen die Mitarbeiter die Infrastruktur nicht für ihre Arbeit nutzen können. Die entsprechende Produktivitätsminderung muss im Verhältnis zu den Personalkosten bewertet werden.

Forrester Research und Meta Group

Die Forrester Group hat die zu betrachtenden Kostenfaktoren gegenüber Gartner modifiziert, während die Meta Group (unterdessen von Gartner übernommen) in ihrem Ansatz die indirekten Kosten aus der Betrachtung ganz ausgeblendet hat (Real Cost of Ownership). Die Meta Group reduziert den TCO-Ansatz auf die Kostenelemente, die unmittelbar erfasst werden. Dadurch sollen die Ergebnisse besser vergleichbar werden (Benchmarking). Die berücksichtigten Kostenkategorien sind hier die allgemeinen Anwenderkosten sowie Kosten, die durch den Betrieb der ERP-Systeme sowie durch Migration oder Aufrechterhaltung von Netzwerken oder Legacy-Systemen entstehen.