Warum BPO-Projekte scheitern

Nachdem Ziele, Anorderungen und die Ist-Situation definiert sind, ergibt sich bereits ein recht klares Bild über das geplante BPO-Vorhaben. Aufgrund der hohen Komplexität von BPO ist es sinnvoll, zwei bis drei alternative Betriebsvarianten zu bestimmen und deren Vor- und Nachteile abzuwägen. Für die Bestimmung der Varianten gelten folgende Anhaltspunkte:

• Delivery (Onsite, Offshore, Nearshore oder Mischformen)

• Organisation
  - Organisationsform (Shared Utility, Process Partnership, Full Service etc.)
  - Sonstige organisatorische Aspekte (Personalübernahme, Standortwahl etc.)

• Sourcing (Inhouse Betrieb, Outsourcing oder Mischformen)

Aufgrund der hohen Komplexität ist die Realisierung von BPO immer mit Risiken verbunden. Der frühzeitigen Erkennung von Risikofaktoren kommt daher eine besondere Bedeutung zu. Risikofaktoren müssen quantifiziert und deren Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmt werden, soweit dies in dieser frühren Phase des BPO-Vorhabens möglich ist. Vermeidungsstrategien und Alternativen sollten bereits zu diesem Zeitpunkt diskutiert werden und in die Wirtschaftlichkeitsberechnung einfließen. Mit jeder Betriebsvariante sind in der Regel unterschiedliche Risikofaktoren verbunden.

In der Wirtschaftlichkeitsberechnung werden die Betriebsvarianten auf der Grundlage der erfassten Parameter und Mengengerüste sowie der getroffenen Annahmen im Hinblick auf ihre Wirtschaftlichkeit untersucht. Die Wirtschaftlichkeitsberechnung sollte sich an den dafür üblichen Standards orientieren, z.B. dem KBSt-Standard (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung) IT-WiBe 4.0 (IT-Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen) für die öffentliche Verwaltung. Wesentliche Bestandteile der Wirtschaftlichkeitsberechnung sind:

• Festlegung der Dokumentationsrichtlinien und der Basisdaten

• Erstellung des spezifischen Kriterienkatalogs

• Ermittlung der Einflussgrößen der monetären Kriterien (Festlegung der benötigten Rohdaten)

• Berechnung von Kosten und Nutzen,

• Bestimmung von Preisen bzw. Kosten für die Varianten,

• Berechnung des Kapitalwertes,

• Festlegung der Gewichtung der nicht-monetären Kriterien

• Bewertung der nicht-monetären Kriterien.