Warum es noch nicht ohne E-Mail geht

Auch wenn viele über ihr persönliches E-Mail-Volumen stöhnen, der Verzicht ist noch keine Alternative. Unternehmen wie Atos, die diesen bereits öffentlichkeitswirksam ankündigen, bleiben die Ausnahme. CIOs und E-Mail-Experten sind sich laut Baldwin jedoch einig, dass die Entwicklung nicht so weiter verlaufen kann wie bisher. E-Mails müssen schlauer und leichter nutzbar werden. Und auch die Menschen selbst müssen an ihrem Umgang mit den elektronischen Nachrichten arbeiten.

Zukunft in der Verschmelzung von Tools

Viele verbindet mit E-Mails eine Hassliebe. Durch Mails ist man auf dem Laufenden und kann Nachrichten verschicken - ganz unabhängig davon, ob der Empfänger selbst gerade online ist oder nicht. Darüber hinaus nutzt man die Nachrichten, um Aufgaben oder Abläufe zu dokumentieren. Für den oben zitierten CIO Phil Bertolini sind Mails nach wie vor das Kommunikationsinstrument seiner Wahl. Denn er sieht die E-Mail als ein Tool, dem die Nutzer vertrauen und das von den Massen genutzt wird.

Doch ihre Zweckmäßigkeit und Allgegenwärtigkeit kann man E-Mails sowohl als Vor- als auch als Nachteil auslegen. Das Problem liegt für Forrester-Analyst Koplowitz darin, dass Mails heute für viele Dinge genutzt werden, für die sie eigentlich nicht geeignet sind. Denn im Berufsalltag kursieren Nachrichten für Terminvereinbarungen, zum Workflow, für Ressourcenmanagement, Archivierung, Dokumentenmanagement, ProjektmanagementProjektmanagement und sogar Wissensmanagement. Natürlich gibt es zum Beispiel Software für das Wissensmanagement oder interne Social Media-Tools. Doch oft ist der Posteingang auch mit diesen Lösungen beschäftigt, weil Mitarbeiter sich die Benachrichtigungen per E-Mail schicken lassen. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Vielen IT-Abteilungen bereitet die Mail-Flut Kopfschmerzen, denn sie müssen sich verstärkt mit Themen wie Datenvolumen, ComplianceCompliance, IT-Sicherheit, Mails auf mobilen Geräten und Mail-Support auseinandersetzen. Auch das Passwortmanagement oder Backups fordern die IT-Abteilungen. Eine Möglichkeit, mit den Nachteilen besser zurechtzukommen, sind Cloud-basierte E-Mail-Programme. Viele Lösungen enthalten direkt Archivierungs- und Compliance-Funktionen. Wer Cloud-basiert arbeitet, hat mehr Speicherplatz zur Verfügung und spart sich die vorher benötigten Server. Doch auch wenn es so einfach klingt, zögern Unternehmen oft aus Sicherheitsbedenken heraus. Alles zu Compliance auf CIO.de

IT-Abteilungen beginnen allmählich damit, die E-Mail nicht mehr als Silo zu betrachten sondern als ein Puzzlestück in einem Portfolio an Kommunikationstools. Für viele Mitarbeiter zählt dazu zum Beispiel Instant Messaging. Auch Videokonferenzen und interne Social Media-Angebote gehören dazu. Analysten erwarten, dass diese unterschiedlichen Tools in den kommenden Jahren verschmelzen werden und man dann die für den jeweiligen Kommunikationsanlass passende Lösung nutzt. Wie das die Anzahl geschäftlicher E-Mails beeinflussen wird, lässt sich noch nicht abschätzen.