Lösungsvorschläge
Warum öffentliche Großprojekte scheitern
Ohne Prozess-Transparenz kein Erfolg
Projekte scheitern auch, weil im Verlauf immer neue Anforderungen und Wünsche formuliert werden. Ein Projektmanagement darf solche Änderungsanforderungen (Change Requests) nicht einfach durchwinken, weil man politischen Interessengruppen einen Gefallen schuldet oder einzelne Personen sich ein Denkmal setzen möchten.
Es geht darum, diese Änderungen aufzunehmen, mit ihren Konsequenzen zu erfassen und Transparenz zu schaffen, welche Kosten zusätzlich entstehen, welche Verzögerungen sich ergeben, welche Konflikte resultieren, welcher (Grenz-) Nutzen tatsächlich vorliegt. Dann erst kann ein Change Request Board eine Entscheidung treffen und gegebenenfalls auch Änderungen und Nachbesserungen genehmigen.
Ein definierter Prozess, eine akzeptierte Methode und Professionalität in der Umsetzung schaffen Transparenz, sie generieren Zahlen, Daten und Fakten. Sie sind für eine offene, ehrliche und aufrichtige Kommunikation die Grundlage, weil alle beteiligten Parteien von einer gemeinsamen Basis ausgehen.
Probleme in Projekten wird es immer geben. Insbesondere Großprojekte haben auf Grund ihrer Natur (hohe Komplexität, Einzigartigkeit und Neuartigkeit, Veränderungen der Rahmenbedingungen im Zeitablauf) ein hohes immanentes Risiko. Werkzeuge und Methoden helfen, diese Risiken zu begrenzen, vollkommen vermeiden lassen sie sich nie.
Dennoch stellt sich die Frage, wie ein beschriebenes Projektmanagement von Großprojekten mit der Situation umgeht, wenn diese Risiken absehbar zu einem Scheitern (z.B. im Sinne einer signifikanten Budgetüberschreitung) führen oder wenn der Auftraggeber sich partout ökonomischen Sachverhalten verschließt.
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.