Lösungsvorschläge
Warum öffentliche Großprojekte scheitern
Diese Erkenntnis ist nicht neu, vielmehr erstaunt und erschreckt, dass diese noch nicht auf allen politischen Ebenen vorgedrungen ist und sich durchgesetzt hat. Anstatt ideologischer Scheuklappen sollten Vernunft und Augenmaß und die Verantwortung vor Steuergeldern regieren. Dies setzt allerdings voraus, dass die politischen Verantwortungsträger die Kosten auch wirklich wissen wollen.
Eine Professionalisierung ist aber auch bei der Lenkung und Aufsicht solcher Vorhaben von Nöten.
Paritätisch besetzte Aufsichtsgremien, in denen Vertreter der Parteien sitzen, machen die Sache nicht besser. Fehlende Erfahrungen können nicht durch Proporz kompensiert werden. Kompetenz ist gefragt, nicht das richtige Beziehungsgeflecht. Erfahrungen mit Projekten erwirbt man beispielsweise nicht im Landtag, sondern nur in der Projekt-Praxis. Die bitteren Erfahrungen mit den Landesbanken zeigen zudem, dass diese unternehmerischen Kontrollaufgaben besser von Profis erledigt werden sollten, denn von Amateuren.
Und die Kontrolle großer Projektvorhaben ist kein "Teilzeit" Job oder ein Ehrenamt, das sich als Residualgröße anderer, "wichtigerer" Aufgaben ergibt, sondern es ist eine hoch verantwortungsvolle und zeitraubende Aufgabe, die auch eine Präsenz vor Ort erfordert. Konzepte eines Projekt Board könnten hier zum Einsatz kommen. Die Mitglieder des Kontroll- und Lenkungsausschusses würden dann teilweise in Vollzeit ihre Aufgaben übernehmen, präsent sein und immer am Puls des Geschehens sein.
Das Chaos ordnen
Im IT-Umfeld könnte das bedeuten: CIOs, auch ehemalige, oder (Ex-)Vorstande aus dem IT Bereich bringen ihre Referenzen und Kompetenzen, ihren Sachverstand und ihre NetzwerkeNetzwerke ein, wenn eine solche Kontrolle professionalisiert wird. Es zählen deren positive und negative Erfahrungen, deren Einschätzen von Risiken und Machbarkeit. Es sind solche erfahrene Macher gefragt, die frischen Wind und neue Ideen reinbringen und ein Chaos ordnen können. Alles zu Netzwerke auf CIO.de
- Die 10 größten Probleme im Projekt-Management
Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun? - Projektziele unklar
Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden. - Zeitvorgaben unrealistisch
Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist. - Mangelnde Abstimmung
Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben. - Fehlerhafte Kommunikation
Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch. - Überlasteter Projektleiter
Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein - Unrealistisscher Budgetrahmen
Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren. - Schlampige Feinplanung
Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind. - Holpriges Berichtswesen
Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen. - Fehlende PM-Methodik
Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.