Wie Sie Daten von Social Media integrieren

Access

Liegt der strukturierte und unstrukturierte Content vor, brauchen die Anwender einen Weg, ihn zu finden und zu benutzen. Für die Verschlagwortung der Inhalte empfiehlt Gartner sogenannte Folksonomies, nutzerdefinierte Metadata. Die entstehen, wenn die Nutzer selber Schlagworte darüber definieren, was ihrer Meinung nach in den Dokumenten Wichtiges drinsteht. Diese Folksonomien können Gartner zufolge helfen, das Content Management zu verbessern.

Manage

Die Anwendungen aus sozialen Netzen oder aus dem Internet helfen dabei, Unmengen vorwiegend unstrukturierter Inhalte zu generieren. Auch diese Inhalte könnten irgendwann für regulatorische Belange oder Compliance einmal wichtig werden. Daher ist es für die IT wichtig, diese Dokumente organisatorisch und formal, aber auch rechtlich einzuordnen.

Neue Inhaltsformen sind transparenter und besser nutzbar

Consume

Beim Konsum von Informationen sollten die IT-Abteilungen vor allem die Vorteile der neuen inhaltlichen Formen berücksichtigen: Sie sind in der Regel transparenter, besser nutzbar und leichter weiterzuverwenden, als traditionell strenger erstellter Content. Die neuen Formen lassen sich vielseitiger nutzen: für die Pflege technischer Dokumentationen etwa, für die Kundenkommunikation, für E-Learning und Training und anderes mehr. Content-Strategien müssen auch den Konsum in vielen Kanälen und auf zahlreichen Endgeräten berücksichtigen: Social Networks, Blogs, Videoplattformen oder Twitter auf der einen, SmartphonesSmartphones, Netbooks und Tablet-PCs auf der anderen Seite sorgen für eine große Vielfalt beim Medienkonsum. Alles zu Smartphones auf CIO.de

Store

Je mehr wichtige Unternehmensinformationen in offenen und unstrukturierten Dokumenten liegen, desto größer wird tendenziell auch die Vielfalt der Speichermedien. Die Informationen liegen überall, nur nicht im traditionellen ECM-System: Bei Twitter, Facebook oder Youtube, bei GoogleGoogle Docs oder Microsoft Office Live, bei Box.net oder Dropbox. Es mag durchaus sinnvoll sein, solche Speicherorte zu verwenden, meinen die Gartner-Analysten. Aber nur dann, wenn die ECM-Strategie solche Orte als sinnvoll erachtet, und nicht dann, wenn es der Zufall gerade so will. Alles zu Google auf CIO.de

Destroy

Mit dem exponenziellen Wachstum und der Vielfalt von strukturierten und unstrukturierten Informationen stellt sich irgendwann die unternehmenskritische Frage, was man davon dauerhaft behalten muss und was nicht. Die zunehmende Verwendung ursprünglicher Consumer-Tools wie Twitter, Blogs und Wikis im Unternehmen verlangt nach einem strategischen Umgang mit diesen Daten. Einfach alles aufzubewahren, kann genau so falsch sein, wie nichts aufzubewahren, so die Gartner-Analysten.

Wie bei E-Mails ist auch ein großer Teil der Inhalte aus sozialen Netzwerken für den schnellen Gebrauch und nicht für die Ewigkeit gedacht. Aber ohne entsprechende Policies für den Umgang und den Charakter solcher Inhalte könnten Einträge dort irgendwann doch und ungewollt wichtig werden, wenn es um das Einhalten regulatorischer oder gesetzlicher Vorschriften geht. Daher ist es wichtig, dass der Charakter dieser Dokumente und ihre endgültige Verwendung in der ECM-Strategie definiert werden, um über das Aufbewahren oder Vernichten dieser Dokumente sicher befinden zu können.

Das Dokument Social Content Demands an Enterprise Strategy ist bei Gartner verfügbar.