Wie Sie Meetings um 14 Prozent billiger machen

Die Zahl der Firmen, die die Ausrichtung von Konferenzen formalisiert haben, steigt. Laut Aberdeen hatte 2007 jedes zweite Unternehmen ein SMMP, heute sind es schon 61 Prozent. Je mehr es einem Unternehmen gelingt, Veranstaltungen nach bestimmten Grundsätzen auszurichten, desto mehr kann es offenbar sparen.

Richtlinien für Meetings erleichtern das Sparen

Für die Auswertung der Umfrage teilte Aberdeen die Firmen in drei Gruppen ein. Die unteren 30 Prozent konnten ihre Besprechungskosten im Vergleich zum Vorjahr nicht einmal um ein Prozent senken. Bei ihnen liefen elf Prozent der Meetings nach den dafür aufgestellten Grundsätzen ab. Das Mittelfeld, zum dem die Marktbeobachter die Hälfte der Firmen zählen, senkte die Ausgaben für Meetings im Durchschnitt um sechs Prozent. Die Richtlinien für Konferenzen wurden dort zu 42 Prozent eingehalten.

Die führenden 20 Prozent der befragten Firmen konnten ihre Ausgaben um 14 Prozent zurückfahren. 83 Prozent der Besprechungen wurden bei ihnen so geplant und durchgeführt, wie es die Richtlinien vorsehen. In den Vorgaben für Besprechungen ist zum Beispiel festgelegt, wie ein Meeting geplant wird und wer es bewirtet. Der Status der Planung und der veranschlagten Ausgaben soll jederzeit einsehbar sein.

Software automatisiert die Planung

Die Spitzengruppe führt vor, dass sich das planvolle Herangehen lohnt. 61 Prozent der Meetings in diesen Firmen sind nicht teurer als geplant oder sogar billiger. Den übrigen Unternehmen gelingt das nur in 41 Prozent der Fälle.

Außer indem sie Planungsabläufe standardisieren und Richtlinien durchsetzen, können Firmen Besprechungen auch billiger machen, indem sie Vorgänge automatisieren. Von den erfolgreichsten Konferenz-Sparern nutzen 43 Prozent Software, die die gesamte Planung von Meetings unterstützt. In der Gruppe der schlechtesten 30 Prozent arbeiten damit nur sechs Prozent.