Windows 10 im Team nutzen

Office: Dokumente freigeben und in Echtzeit mit anderen arbeiten

Nachdem Microsoft seine Office-Software nicht mehr ausschließlich als Dauerlizenz anbietet, sondern auch als Abonnement offeriert, sind sich viele Anwender nicht mehr sicher, ob sie sich für Office 2016 oder für Office 365 entscheiden sollen. Dabei ist es ganz einfach: Office 365 ist der Produktname derjenigen Office-Pakete, die ausschließlich im Abonnement zu haben sind.

Sie umfassen alle aktuellen Office-Programme (also die 2016er-Versionen), darunter Word, Excel, Powerpoint und Outlook, und lassen sich auf mehreren Geräten installieren und nutzen. Office 365 Personal ist für einen Nutzer konzipiert, Office 365 Home kann hingegen von bis zu fünf Personen eines Haushalts verwendet werden. Ein weiterer nützlicher Vorteil der Aboversionen: Sie erhalten 1 TByte zusätzlichen Onlinespeicherplatz auf Onedrive und können monatlich 60 Skype-Freiminuten in die Fest-und Mobilfunknetze ausgewählter Länder vertelefonieren.

Eine der wichtigsten Neuerungen der aktuellen Office-Generation ist die vereinfachte Zusammenarbeit, die es mehreren Personen ermöglicht, gleichzeitig und in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten. Diese Funktion ist in Word, Excel und Powerpoint integriert. Die Funktionsweise ist einfach: Nachdem Sie ein Dokument, ein Arbeitsblatt oder eine Präsentation geöffnet haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Freigeben".

Im daraufhin geöffneten Dialog tippen Sie bei "Personen einladen" die E-Mail-Adressen der gewünschten Personen ein. Sind diese Kontakte in Ihrem Adressbuch aufgeführt, klicken Sie auf das kleine Icon und wählen die entsprechenden Personen aus. Über das Ausklappfeld, in dem standardmäßig "Kann bearbeiten" ausgewählt ist, können Sie festlegen, dass die Co-Autoren das Dokument nur anzeigen dürfen. Tippen Sie einen kurzen Text ein und versenden Sie die Einladungen mit einem Klick auf "Freigeben".

In der Liste der Autoren tauchen nun die weiteren Personen auf. Sobald eine dieser Personen das Dokument bearbeitet, werden Änderungen, Hinzufügungen und Kommentare farbig hervorgehoben, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Abschnitte von welchem Co-Autoren überarbeitet wurden. Wie bereits erwähnt, unterstützen Word, Excel und Powerpoint diese Form der Zusammenarbeit. Richtig Sinn macht es in der Praxis aber nur bei Word-Dokumenten – und mit Einschränkungen – bei Powerpoint-Präsentationen, da hier Texte im Mittelpunkt stehen.