Die besten Tipps zu Outlook 2010

So können Anwender beispielsweise mit den neuen "Quick Steps" Abläufe automatisieren und damit eigene Makros in die ebenfalls neu gestaltete Ribbon Bar ablegen. Bei ausufernden Mail-Threads ist die neue Darstellung der E-Mail-Unterhaltung ein echter Zugewinn in Sachen Übersichtlichkeit. Diese lässt sich darüber hinaus noch an die persönlichen Anforderungen anpassen. Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Microsoft Outlook 2010 zusammengestellt.

Outlook-Datendateien auf Outlook 2010 migrieren

Wenn Sie Outlook 2010 über ein bestehendes Outlook 2007 installieren, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie aber eine neue Installation durchführen und vorhandene Datendateien (*.pst) nachträglich integrieren, gilt es einiges zu beachten.

Outlook 2010 speichert Datendateien nicht mehr versteckt im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien im Ordner Dokumente des Profils. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie diese in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren. Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete.

Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an, oder Sie können die Auswahl nachträglich ändern. Rufen Sie dazu über die Registerkarte Datei die Kontoeinstellungen auf und klicken auf Ordner wechseln wenn Sie das POP3-Konto markiert haben.

In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur der Zwischenspeicherung von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem ServerServer. Die Standard-Datendatei von IMAP-Konten sollten Sie nicht anpassen. Alles zu Server auf CIO.de

So haben Sie das Menüband im Griff

Wer auf Outlook 2010 umsteigt, sieht sich in Sachen Bedienung mit dem neuen Menüband (Ribbon) konfrontiert. Dieses lässt sich in puncto Bedienung an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Wem das neue Menüband zu viel Platz auf dem Bildschirm einnimmt, kann es auch ausblenden. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am rechten oberen Rand. Über diesen Pfeil können Sie in allen Office-2010-Programmen die Menüleiste ein- und ausblenden.

Klicken Sie auf eine Registerkarte, blendet Outlook 2010 die Leiste kurz ein, sodass die Befehle sichtbar sind, und nach wenigen Sekunden verschwindet das Menüband automatisch wieder. Über die Kontextmenüs zu Objekten stehen die wichtigsten Befehle aber weiterhin zur Verfügung. Wenn Sie auf die (Alt)-Taste drücken, zeigt Outlook die möglichen Tastenkombinationen und damit verbundenen Funktionen an.

Die einzelnen Spalten der verschiedenen Bereiche können Sie durch Ziehen vergrößern oder verkleinern. Das Menüband lässt sich über die Registerkarte Datei im Bereich Optionen über den Link Menüband anpassen konfigurieren.

Ein wichtiger Punkt im Menüband ist die Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie Funktionen hinterlegen, die Sie häufig benötigen. Das funktioniert nicht nur in Outlook 2010, sondern in allen Programmen von Office 2010. Sie finden diese Leiste ganz oben links im Fenster.

Um die Leiste um eine neue Funktion zu erweitern, können Sie die jeweilige Funktion mit der rechten Maustaste der Leiste hinzufügen oder über den kleinen Pfeil am Rand der Leiste die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Wenn Sie auf den Pfeil zur Anpassung der Schnellzugriffsleiste klicken, können Sie aus allen in Outlook zur Verfügung stehenden Befehlen von allen Registerkarten die entsprechenden Symbole auswählen und den Befehl hinzufügen.

Haben Sie den Bearbeitungsmodus des Menübandes geöffnet, finden Sie unten rechts die Schaltfläche Importieren\Exportieren. Über diesen Assistenten können Sie die Einstellungen sichern und bei einer erneuten Installation einlesen.