Der Markt für IT-Outsourcing ist sehr intransparent. Besonders unerfahrene Firmen tun sich da schwer, den Überblick zu behalten. Die Preisunterschiede zwischen den verschiedenen Dienstleistern liegen meist in einem zweistelligen Bereich. Dass sie häufig nicht genutzt werden, liegt an den Unklarheiten beim Leistungsumfang im Ausschreibungsverfahren, wie die Berater von Active Sourcing immer wieder in der Praxis erleben.

Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen

Dadurch entsprechen die späteren Preisauswertungen häufig dem sprichwörtlichen Vergleich von Äpfeln und Birnen. Um das zu vermeiden, muss zum Vergleichszeitpunkt mit für alle Anbieter identischen Annahmen gearbeitet werden. Das ist dann der Fall, wenn die genauen Mengen und definitiven Service Level-Anforderungen noch nicht abschließend geklärt sind.

"Unternehmen, die outsourcen wollen, müssen exakt formulieren, welche Anforderungen sie haben", sagt Karsten Leclerque von PAC. Denn sonst flattern den Firmen Angebote von verschiedenen Anbietern ins Haus, die nicht miteinander verglichen werden können. Dabei müssen sich die Unternehmen jedoch ein gewisses Maß an Flexibilität bewahren. Da sie die Anforderungen in zwei oder mehr Jahren nicht genau kennen können, muss es möglich sein, den Vertrag während seiner Laufzeit variabel zu gestalten.

Für das Ausschreibungsverfahren gilt außerdem, zu enge Technologie-Vorgaben zu vermeiden. "Gerade Anwender, die das erste Mal auslagern, begehen häufig diesen Fehler", berichtet Stefan Regniet von Active Sourcing. Sie schreiben den Outsourcing-Anbietern oft die Wahl der einzusetzenden Technologien wie Hardware-Plattformen oder Netzwerktechnologien vor oder zwingen sie, die bestehende Infrastruktur ohne Änderungen zu übernehmen.